Invitacions per a sopar de gala amb discurs: el programa

Les invitacions per a sopar de gala amb discurs solen arribar sense programa. Són les deu de la nit, el primer plat ja és a taula i algú agafa el micròfon sense avisar. Ningú no sap si allò són dos minuts o vint, ni quantes persones més volen parlar. El cafè arriba fred i mitja taula mira el mòbil.

Això no passa si el programa viatja amb la invitació. Qui obre l'enllaç sap quan es parla, qui parla i quant dura cada intervenció. I tu no ho has de repetir taula per taula.

Invitacions per a sopar de gala amb discurs: el programa s'escriu abans del menú

Tres torns, no set. Obertura de qui convida, una persona que conegui bé l'homenatjat i un tancament curt, de dos minuts. Amb set parlaments, el sopar es converteix en una conferència amb postres. El programa és el que decideix quan sona el primer «bona nit».

• Tres torns: benvinguda, algú que conegui l'homenatjat i tancament.
• L'hora exacta del primer discurs, a la invitació. Si el brindis és a les 21.45, qui arriba a les 22.00 s'ho ha perdut.
• Un missatge a cada orador amb la seva posició: «parles tercer, després de les postres».
• Una durada aproximada per intervenció, perquè ningú no s'allargui.

Etiqueta: el codi de vestimenta i el to de la nit

Escriu el codi de vestimenta amb paraules que tothom reconegui. «Black tie» o «vestit fosc, corbata opcional» són més útils que un «elegant» que cadascú interpreta a la seva manera. Si el text és ambigu, el convidat acabarà preguntant-ho a qui no toca.

Digues si hi haurà discursos i quant duraran: qui ho sap tria el plat que es talla sense soroll i arriba amb el mòbil en silenci. Marca també el to de la nit, perquè una gala amb discurs d'humor i un aniversari seriós demanen roba, regals i conversa diferents. Amb aquesta informació, el convidat decideix.

Una gala no es recorda pel menú: es recorda pel discurs que no s'acaba.

Els torns de paraula s'anuncien, no s'improvisen

Fes servir les preguntes de confirmació per preguntar qui vol dir unes paraules: així es decideix abans i les postres no es converteixen en un micro obert. Pregunta també per l'acompanyant, perquè un «gràcies a tots els que sou aquí» sona millor si saps quants veniu. I deixa clar qui no parla: en una taula amb tres generacions, anunciar que parlen tres persones evita que se n'aixequin quatre més.

Canvis d'última hora sense reimprimir sobres

Si el discurs es retarda mitja hora, canvies l'hora i qui obri l'enllaç veu la versió nova. No cal trucar a trenta persones per avisar. Si qui havia de parlar no pot, treus el seu nom del programa i l'enllaç continua sent el mateix que ja has enviat.

Canviar el lloc, el mapa o la frase de portada no obliga a reenviar res: no hi ha còpies antigues circulant amb l'adreça equivocada. I a la pantalla de la invitació, dues escenes curtes, una amb els torns i una altra amb el codi de vestimenta. Una foto del lloc situa el convidat abans de sortir de casa i es pot substituir més endavant.

Tria un disseny, escriu els torns de paraula i publica. La invitació es comparteix amb un enllaç o un QR i cada convidat confirma des del mòbil sense instal·lar res. Quan el programa canviï, la versió actualitzada serà al mateix enllaç.