Invitacions per a portes obertes: torns i acreditacions

Falten deu dies per a les portes obertes de la nau del polígon. Tens tres llistes al mòbil i cap no quadra: la de premsa, la dels clients que van dir que potser passarien i la dels qui t'escriuen per WhatsApp per preguntar a quina hora és.

El problema no és el correu que vas enviar, sinó el format. Un correu no està fet per recollir respostes ni per saber qui vindrà a cada franja. Una invitació digital per a portes obertes, en canvi, és una pàgina web amb formulari: qui confirma ho deixa escrit allà mateix.

Torns i aforament: la invitació digital per a portes obertes

El primer que has de decidir és si hi haurà un sol torn o uns quants. Per exemple: matí per a premsa i proveïdors, tarda per a clients i veïns del polígon. Escriu-ho dins de la invitació i deixa que cada convidat triï el seu torn al formulari de confirmació.

• Decideix quants torns hi haurà —matí per a premsa, tarda per a clients— i explica'ls a la invitació, no en un correu a part.
• Afegeix una pregunta al formulari perquè cada convidat marqui el torn que li va bé.
• No prometis control d'aforament automàtic: la invitació recull intencions i la logística l'ajustes tu.
• Si un torn s'omple massa, canvia el text de la invitació; l'enllaç continua sent el mateix.

Les acreditacions es preparen amb les dades del RSVP

Per tenir les acreditacions a punt abans que arribi ningú necessites dues dades: nom complet i empresa. Són dues preguntes que pots afegir al formulari de confirmació. Amb la llista de confirmats a la mà, qui prepari les acreditacions ja té mitja feina feta.

I poca cosa més. Cada pregunta extra fa que algú deixi la confirmació per a més tard. Si necessites saber si algú ve acompanyat, pregunta-ho en una sola casella.

La invitació no et munta les taules ni t'imprimeix les acreditacions. Et dona la llista, els torns i els noms abans que ningú truqui a la porta.

Idiomes i mapa per als convidats de fora

Si l'empresa té delegacions fora de Catalunya, pots configurar el contingut de la invitació en alemany per als convidats de prop i en anglès per als internacionals. És la mateixa invitació canviant d'idioma, i ningú no ha d'instal·lar cap aplicació: s'obre l'enllaç al navegador del mòbil i es confirma. Posa-hi la ubicació exacta de la nau amb un enllaç al mapa i indica on és l'entrada i on es pot aparcar.

L'enllaç que s'actualitza sense reenviar res

Si al final canvies la sala, l'hora o el codi de vestimenta, edites la invitació i l'enllaç continua sent el mateix. Ningú no rep un correu duplicat i ningú no veu la versió antiga. El dia de l'event, obre la llista de confirmats al mòbil per saber qui esperes a l'entrada. Si algú no troba el lloc, que obri l'enllaç i miri el mapa. I l'endemà pots agrair la visita amb una nota a la mateixa invitació.

Munta la invitació de les teves portes obertes avui mateix. Prova-la gratis, personalitza-la amb els teus textos i fins a sis fotos, i publica-la amb un enllaç. Costa 29,99 € i es paga un sol cop, sense subscripcions. Els convidats confirmaran des del mòbil i tu tindràs la llista clara el dia de l'event.