Invitacions per a portes obertes d'empresa: torns i portes

Són les nou del matí i algú truca a la porta B. No sap què és la B, perquè a la invitació només hi deia «vine a la seu». Mentre el recepcionista surt a buscar-lo, el grup de les deu ja és a recepció i la persona que havia de fer la demostració encara no ha arribat. Les invitacions per a portes obertes d'empresa no fallen pel disseny: fallen perquè el recorregut, la porta i els torns no estaven decidits abans d'enviar l'enllaç.

Abans d'escriure una línia, dibuixa el camí. Recepció, passadís, sala de demostració i cafè. Decideix quant dura la visita i quantes persones caben de debò. Una sala amb dotze cadires no admet grups de trenta. Fes-ho abans de convidar ningú; després només et quedarà editar textos.

Portes obertes no és una festa: és un recorregut

Si el visitant no sap on va, el teu equip fa de guia tota la jornada en lloc d'atendre. Marca una hora d'inici i una hora de tancament. Si l'últim torn comença a les 17:20, no n'obris un altre a les 18:00 perquè algú arribi tard sense avisar. El recorregut és la primera cosa que has de tenir clara.

• Durada exacta de la visita: tres torns amb hora d'inici i de final, no un «vine quan puguis».
• Porta d'entrada concreta, amb una referència que es vegi des del carrer: aparcament de bicicletes, pati o recepció.
• Avís de si hi ha escales o trams llargs drets, perquè qui vingui amb crosses ho sàpiga abans.
• Persona de contacte amb nom i foto de l'equip a la portada, perquè ningú hagi de preguntar per megafonia.

Torns i confirmació d'assistència dins la invitació

Afegeix una pregunta de confirmació amb les franges: torn de les 10:00, de les 12:00 o de les 16:00. Les respostes arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i veus qui va a cada bloc. Pots configurar les preguntes del formulari i demanar també el nombre d'acompanyants. Si el bloc de les 12 s'omple, ho saps abans de muntar les cadires i el cafè.

Aquí no hi ha escàner ni comptador automàtic: la invitació recull les respostes i tu decideixes el torn de cada persona. L'eina ordena, no substitueix el teu criteri. Si algú no té mòbil, pot confirmar des de l'ordinador de recepció, perquè l'enllaç s'obre a qualsevol navegador sense instal·lar res.

Un enllaç únic que sempre mostra la versió actual elimina la pregunta «era a les 12 o a les 12:30?».

Una hora, un enllaç: canviar sense reenviar

Si el dimarts canvies el torn de les 12:00 a les 12:30, edites la invitació i l'enllaç segueix sent el mateix. Ningú no rep un missatge nou ni ha de buscar el bo entre tres correus. Passa el mateix amb la porta d'entrada: si una obra obliga a entrar pel pati, canvies el text i el mapa, i qui obri l'enllaç aquell matí veu la versió correcta. Escriu per a qui no coneix l'edifici: «Entrada B, al costat de l'aparcament de bicicletes, pregunta per la Júlia». Imprimeix unes poques còpies per a la carpeta de direcció i per a la foto de l'entrada; la resta no necessita sobre ni segell. Quan tinguis clar el recorregut, la porta i els torns, publica l'enllaç i deixa que la invitació reculli les confirmacions. Una invitació digital costa 29,99 EUR, es paga una sola vegada i continua sent la mateixa quan canviïs l'hora.