Invitacions per a esdeveniments corporatius: 5 errors

Són les nou del matí i has enviat un correu amb l'assumpte «Invitació event» i un PDF adjunt. A les onze, algú et respon per WhatsApp: «A quina hora era?». Tu tornes a obrir el document: la data hi és, però l'hora queda a la pàgina dos, després del paràgraf de benvinguda.

El problema no és la logística. El problema és la invitació. Una invitació digital d'empresa és una pàgina web pròpia, amb un enllaç que s'obre al mòbil i les dades del dia a la portada, no en un annex que ningú no arriba a llegir.

Què ha de portar una invitació per a esdeveniment corporatiu

L'error més comú és enviar l'agenda a part, o no enviar-la. Qui obre la invitació i no veu el ròtul, la data, la frase i el lloc ho deixa per a més tard, i ja no hi torna. Amb una invitació digital tens un camp per dada: els escrius una vegada i queden fixats a la portada. Si l'ordre del dia canvia, l'edites i el mateix enllaç mostra la versió actualitzada.

• Un titular amb el nom de l'esdeveniment i la data ben visible a la portada.
• Un enllaç que obri al mòbil sense instal·lar cap aplicació.
• Una sola pregunta de confirmació clara: véns o no véns.
• Una data límit de resposta escrita dins del text de la invitació.

El PDF pesat, i el RSVP perseguit per WhatsApp

Un PDF de 8 MB amb lletra de 9 punts obliga a fer zoom amb els dits. El teu convidat l'obre mentre espera el cafè, no troba l'hora i el tanca. Una invitació digital no té aquest problema: s'obre des de l'enllaç, es llegeix en vertical i no cal instal·lar res. Si penges un QR a l'entrada de l'oficina, qui el fotografiï arriba a la mateixa pàgina, no a una imatge que caduca.

Després hi ha les confirmacions. Perseguir respostes una per una et deixa cinc xats amb un «sí», un «potser» i un altre que no diu res. Amb una invitació digital, les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada. I les preguntes del formulari de confirmació es poden configurar.

Una invitació d'empresa no ha de semblar una circular interna: ha de dir a quina hora, on i què hi trobarà qui vingui.

Canviar l'hora o el lloc sense reenviar res

Canvies l'hora de 19:00 a 18:30. Amb un correu o un PDF, això vol dir tornar a escriure a tothom i creuar els dits. Amb una invitació digital, edites el text després d'haver enviat i l'enllaç continua sent el mateix: els convidats veuen la versió actualitzada. Passa igual amb el lloc, el mapa, el codi de vestimenta o la frase de la portada. No reimprimeixes res ni tornes a enviar cap sobre.

La portada ha de parlar de l'experiència, no de l'organigrama

Un banner amb el logo i un paràgraf corporatiu no donen ganes d'anar enlloc. Qui obre la invitació vol saber què viurà: si sopareu al pati, si hi haurà música, si és una trobada de dues hores o de tot el dia. Posa-hi una foto del teu equip o de l'espai i una frase que avanci el to. Pots pujar fins a sis fotos, amb escenes encadenades: la portada i les decoratives s'encuadren soles dins del marc, i pots triar quina vols destacar.

Abans d'enviar la propera invitació, repassa quatre coses: l'agenda a la portada, l'enllaç obert al teu propi mòbil, una pregunta de confirmació clara i la possibilitat d'editar-ho tot sense canviar la URL. Amb Send The Joy crees una pàgina web pròpia per al teu esdeveniment, la proves gratis i la publiques per 29,99 EUR. Sense aplicació i sense paper.