Invitacions per a un esdeveniment corporatiu a l'aeroport

Són les 19:40, un convidat és a la Terminal 1 i l'acte és a la Terminal 2. Té la invitació oberta al mòbil, però a la pantalla només hi diu «Aeroport del Prat». Entre terminals hi ha un tren intern, i el que es perd pel camí ja no es recupera. Passa cada vegada que les invitacions per a un esdeveniment corporatiu a l'aeroport es queden en el nom de l'aeroport i prou.

En un acte dins d'una terminal, gairebé tot depèn de tres coses: per quina porta s'entra, fins a quina hora es pot passar el control i com es diu exactament el lloc. Si això no arriba clar abans que la gent surti de casa, les trucades comencen aquella mateixa tarda.

La porta i l'hora límit són les dues dades que ho decideixen tot

Al camp del lloc no hi val el nom de l'aeroport. Cal edifici, nivell i porta: «Terminal 2, nivell 3, porta B14». Al costat de la data hi ha d'anar l'hora límit d'accés, que gairebé mai no és la mateixa que l'hora d'inici. Si el control tanca a les 20:00, qui arriba a les 20:20 es queda a la zona pública amb el mòbil a la mà.

• Porta exacta, amb edifici, nivell i número: «Terminal 1, nivell 2, porta A07».
• Hora límit d'accés, escrita a part de l'hora d'inici: «accés fins a les 20:00».
• Punt de trobada dins el recinte, amb mapa o amb la parada correcta del tren intern.
• Codi de vestimenta en una línia: «fosc, sense corbata».

Invitacions per a esdeveniment corporatiu a l'aeroport: tot en un sol enllaç

El mateix enllaç serveix per al correu de l'empresa, per al grup de l'equip i per al codi de l'acreditació. Ningú no ha d'imprimir res ni instal·lar cap aplicació: s'obre al navegador del mòbil i es consulta mentre s'espera la cua del control de seguretat.

Si el punt de trobada es mou de la zona pública a la zona d'embarcació, s'edita el camp del lloc i el mateix enllaç ja porta el lloc nou. La invitació és una pàgina web, no un PDF ni una imatge, i això és el que la fa pràctica en un edifici on tot canvia.

Qui té l'enllaç desat no es queda amb la versió antiga: obre la invitació i veu la informació d'avui.

Un canvi a les 22:40 no obliga a reimprimir res

Si l'acte es retarda i l'hora passa de les 19:30 a les 20:15, es corregeix a l'editor i qui obre l'enllaç veu l'hora nova de seguida. Passar el codi de vestimenta de «fosc» a «esportiu» no genera un segon correu amb «CORRECCIÓ» a l'assumpte. I no queda cap arxiu vell circulant pel xat de l'equip.

Confirmar dins la invitació, no pel grup de WhatsApp

El botó de confirmació és dins la mateixa pàgina: el convidat respon des del mòbil i ningú no ha de tornar a preguntar al grup cada dos dies. Les respostes arriben en una llista ordenada amb el nom de cada persona, sense captures de pantalla ni missatges solts. Les preguntes del formulari es configuren: assistència, nom i una nota curta. El que no es demana, no s'ha de perseguir després.

Abans d'enviar res, mira que porta, hora límit i accés caben a la primera pantalla del mòbil. A Send The Joy pots editar la portada gratis, veure com queda i desbloquejar la invitació completa per 29,99 EUR quan la tinguis a punt.