Invitacions per a l'onboarding de nous empleats a Berlín

La Larissa aterra un dilluns a Berlín amb una maleta i tres correus pendents. Un porta l'adreça de l'oficina; un altre, l'hora de la trobada de benvinguda; el tercer diu que ja li confirmaran on és la sala. Per a un onboarding de nous empleats, això és començar amb mal peu.

Una invitació digital és una pàgina web pròpia que s'obre amb un enllaç. Els convidats no han d'instal·lar cap aplicació: la veuen al navegador del mòbil i responen des d'allà. Amb un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió n'hi ha prou.

Onboarding a Berlín: el primer cafè s'invita, no s'anuncia

Envia l'enllaç el mateix dia que es confirma la incorporació. Qui arriba ja sap a quina hora comença, en quina oficina és i com hi arriba. No ho haurà de preguntar el primer matí ni buscar-ho entre quinze missatges.

• Envia l'enllaç el mateix dia que es confirma la incorporació: la persona nova sap l'hora, l'oficina i el camí abans de trepitjar la ciutat.
• Un sol enllaç substitueix el fil de correus amb l'adreça, l'horari i el nom de qui la rep a recepció.
• El rètol pot ser «Benvinguda a Berlín, Larissa» en lloc del genèric «Onboarding Q3».
• Rètol, nom, data, frase i lloc són cinc camps separats: canvies el nom i la resta es queda on era.

Un enllaç, no un PDF perdut al correu

La invitació és una pàgina web pròpia, no un adjunt. S'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar res, i es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge. El QR funciona bé a la pantalla de l'entrada o a la paret de la sala on feu la benvinguda.

Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, no escampades entre WhatsApp, correu i respostes de viva veu. Les preguntes del formulari les configureu vosaltres: una d'assistència i, si voleu, una de preferència horària.

Què s'hi escriu (i què no)

Al Joy Studio, l'editor del navegador, cada dada té el seu camp i un contador de caràcters perquè «Charlottenburg» no trenqui la línia. Pots pujar fins a sis fotos pròpies, triar quina fa de portada i substituir-la més endavant. La web i el contingut existeixen en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany, i el text de la invitació es pot configurar per idioma.

• Data i hora exactes de la benvinguda, amb l'hora d'arribada i la de sortida.
• Adreça amb el punt d'entrada correcte i un enllaç de mapa que s'obri al mòbil.
• Codi de vestimenta en una línia: «texans i vambes» s'entén millor que «casual».
• Tres o quatre fotos: la façana, la sala de reunions, l'equip i el barri.
• Dues preguntes de RSVP com a màxim: una d'assistència i una de preferència horària.

Si algú que comença ha de preguntar a quina hora és la benvinguda, l'enllaç no estava acabat.

El canvi d'hora no obliga a reenviar res

Si la sala passa de la tercera planta a la cinquena, edites i el mateix enllaç ja apunta bé. Canviar hora, lloc, mapa, codi de vestimenta o frase no obliga a tornar a enviar res ni a reimprimir. Qui obre la invitació al matí veu la versió d'aquell matí.

Tria un disseny de la col·lecció, prova'l gratis editant la portada i publica la benvinguda abans del primer dia. Amb un botó queda publicada i les respostes arriben a la mateixa invitació. Així el primer dia es pot dedicar a una altra cosa: el cafè, les presentacions i conèixer la ciutat.