Invitacions per a onboarding de nous empleats: el dia 1

Dilluns, dos quarts de nou del matí. La persona que avui comença ja és a recepció, amb la motxilla a l'espatlla i el mòbil a la mà. Té el contracte signat i un correu amb les dades de la nòmina, però cap invitació per a onboarding amb l'hora, la sala i el nom de qui l'ha de rebre. La resta de l'equip ho sap perquè ho han anat dient d'uns als altres, en un fil de missatges que ella encara no té.

Això no es resol el dilluns al matí. Es resol uns dies abans, amb un enllaç que la persona nova obre al mòbil i on troba el que necessita: hora, lloc, qui la rep i què passarà durant el dia. El primer dia es dissenya abans del primer dia.

Invitacions per a onboarding: la benvinguda comença el dijous

No cal cap dossier de quaranta pàgines. Envia la invitació digital tres o quatre dies abans i deixa que l'obri al mòbil, en un minut, mentre esmorza. Quan arribi el dilluns, ja sabrà on va.

• Tres o quatre dies abans: hora del cafè de benvinguda, sala i nom de la persona que la rep a recepció.
• Un únic enllaç al xat de l'equip, perquè ningú no hagi de preguntar «a quina hora era?» ni «on aparco?».
• A la portada, una foto real de l'equip a l'oficina en comptes del logotip genèric del departament.
• Si la planta té poca cobertura, indica a la invitació on és la xarxa WiFi.

Només les preguntes que faràs servir

Al formulari de confirmació, dues o tres preguntes i prou: si ve al cafè de benvinguda i si prefereix la visita a l'oficina al matí o a la tarda. Si no tens previst fer res amb la resposta, la pregunta sobra.

Les respostes arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació. Ningú no ha de reenviar un full de càlcul ni comptar missatges solts. I el que el formulari no recull —al·lèrgies, menús o transport— es pregunta pel canal habitual de l'empresa, no dins de la invitació.

Si has de reenviar la invitació perquè ha canviat l'hora, el problema no és el canvi: és el format.

Canviar de sala no obliga a reenviar res

Si la sessió de benvinguda passa de la sala 3 a la sala gran, edita el text i el mapa. Qui obri l'enllaç veurà la versió nova, amb la mateixa adreça web. L'hora de la visita, el punt de trobada o el codi de vestimenta es corregeixen sense enviar un segon missatge a tot l'equip.

Una escena per a cada moment del dia 1

La portada porta el nom de la persona, el seu rol i la data d'incorporació, perquè reconegui l'enllaç quan l'obri. Després, una escena d'arribada amb l'adreça, la planta, l'hora i qui l'espera a l'entrada. Una escena d'equip amb fins a sis fotos, cadascuna amb el nom i la funció de qui hi surt, perquè arribi sabent qui és qui. I una escena final amb el dinar del primer dia i l'hora de plegar.

Prepara-ho abans que la persona nova trepitgi l'oficina. Amb una invitació digital tens els textos, les fotos de l'equip i les confirmacions en un sol enllaç, i el pots retocar quan vulguis. Prova la portada de la teva propera incorporació en mode de prova i publica-la quan et convenci.