Invitacions per a la inauguració d'oficina, planta a planta

Són les set de la tarda. La planta 3 és plena, la 5 està buida i algú ha enganxat un full a la porta de l'ascensor amb l'hora de l'acte. La meitat dels convidats no l'ha llegit i a recepció els arriba la mateixa pregunta deu vegades: «I ara, on anem?»

Una invitació per a la inauguració d'una oficina no és un cartell: és una pàgina amb escenes, i cada escena pot portar la seva planta i la seva hora. Amb el repartiment ben fet la gent es mou sola i ningú no ha de fer de policia a l'entrada.

La planta és el recorregut, no el decorat

Tracta cada planta com una parada del recorregut, no com un fons de foto. Divideix la visita en franges de 45 minuts i assigna una planta a cada franja. Així el convidat sap on ha de ser en cada moment, i l'ascensor no s'embussa just quan arriba tothom.

• Franges de 45 minuts: a les 17:00 comencem a la planta 1, a les 17:45 pugem a la 2 i a les 18:30 sortim a la terrassa.
• Escriu la planta al rètol de cada escena: «Planta 2 — zona de taules», «Planta 3 — despatxos».
• Deixa una franja flexible al final, la del brindis, per a qui arriba tard pel trànsit. La planta baixa oberta absorbeix els retards millor que qualsevol avís.
• Marca el punt d'entrada exacte: la porta de càrrega o el portal principal, mai «l'edifici».

L'enllaç canvia i no cal reenviar res

Si dimecres confirmes que la planta 4 encara fa olor de pintura, canvies aquella escena i el mateix enllaç ja mostra el recorregut nou. No hi ha cap altre missatge al grup de l'empresa.

Pots editar la invitació després d'enviar-la i l'enllaç continua sent el mateix. Si el brindis passa de les 19:00 a les 19:30, edites el camp, publiques, i qui obri la invitació veu l'hora bona. El mapa de l'edifici i el codi de vestimenta («de carrer, sense corbata») viuen a la mateixa pàgina. I com que tot és digital, no s'imprimeix ni s'envia res: si el director vol una targeta al despatx, fas tres còpies per a tres persones i envies l'enllaç a les altres dues-centes.

Una inauguració no es recorda pel cartell de la porta, sinó per com entra la gent.

Què veu el convidat abans de trepitjar l'oficina

Amb sis fotos n'hi ha prou: la façana, el forat de l'escala, la sala de reunions, la terrassa, la cafetera amb la tassa a mig beure i l'equip muntant taules. S'encaixen soles dins del marc i pots triar quina fa de portada. La del rebedor amb llum de tarda explica més que un plànol de planta. Si tens gent a la seu de Lisboa, el contingut també es pot configurar per idioma, a més dels set idiomes de la web.

El RSVP et diu el que necessites saber

Configura les preguntes del formulari: nom, quantes persones venen amb tu i per quina planta vols entrar. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. S'ha acabat el «confirma'm» per WhatsApp la vigília: qui no ha respost simplement no surt a la llista, i tu mires la llista, no el telèfon. El convidat contesta des del mòbil, sense instal·lar cap app, al mateix trajecte de metro en què obre l'enllaç. Tria un disseny, prova'l gratis i deixa l'enllaç a punt abans que arribi la primera visita.