Invitacions per a events corporatius internacionals

Són les nou del matí a Barcelona, les tres de la matinada a Nova York i les vuit del vespre a Singapur. Algú ha escrit al grup «confirmeu assistència» amb l'hora en local i, tres missatges més avall, mitja oficina d'Àsia ja no sap si la reunió és avui o demà.

Amb una invitació digital corporativa, la conversa canvia de lloc: hi ha una pàgina, un enllaç i una hora escrita amb referència. Aquí tens com muntar-la perquè ningú no hagi de preguntar res dues vegades.

Invitacions per a events corporatius internacionals: l'hora s'escriu una vegada i es llegeix a tres ciutats

Escriu l'hora amb referència i no només en local. Una cosa com «15:00 CET / 09:00 Nova York / 22:00 Singapur» deixa clar a l'equip d'Àsia si ha d'obrir l'ordinador a mitjanit o l'endemà al matí. I si algú dubta, que obri l'enllaç: és la font única. La invitació s'edita i l'enllaç continua sent el mateix, així que ningú no consulta una captura antiga del xat.

• L'hora amb referència a dos fusos, no només la local: «15:00 CET / 09:00 Nova York».
• El camp de lloc amb el mapa que ja apunta a la seu correcta.
• Els textos en camps separats (data, hora, lloc, frase): corregir l'hora no descol·loca la resta de la pàgina.
• L'enllaç com a font única, també per al QR que circula pel correu intern.

El RSVP deixa de ser una safata de WhatsApp

Configura les preguntes del formulari segons el que necessites saber de veritat: si la persona ve a la seu o es connecta per videotrucada, i a quina sessió assisteix. Preguntes concretes, respostes concretes.

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. S'ha acabat el «ho confirmes?» repetit tres vegades en tres grups diferents: qui obre l'enllaç respon des del mòbil al mateix lloc on ha llegit l'agenda.

Una hora amb referència i un sol enllaç estalvien tres correccions, dos àudios i una trucada a les tres de la matinada.

Canviar la seu no costa cap reenviament

La sala que havíeu reservat a Frankfurt cau a última hora i passeu a la del costat. Edites el lloc i el mapa des del navegador i qui obri l'enllaç veu la versió actualitzada; no cal cap correu de correcció ni tornar a enganxar el QR al correu intern. El mateix val per a l'hora, el codi de vestimenta o la frase de tancament.

Un enllaç, set idiomes

La web és en castellà, anglès, català, francès, italià, portuguès i alemany, i el contingut de la invitació es pot configurar per idioma. El mateix event es pot llegir en alemany per a l'equip de Munic i en italià per al de Roma, sense duplicar l'enviament ni muntar dues pàgines. Amb fotos pròpies i música, la invitació deixa de semblar un avís intern i s'assembla a l'event al qual vols que vagin.

Si algú del comitè vol paper, el més sensat és combinar-ho: un enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà, perquè la invitació digital no imprimeix res. Els convidats només necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió. Obre un disseny, munta la teva invitació al navegador i envia un únic enllaç a les tres seus.