Invitacions per a un event corporatiu al zoo: aforament i hores

Quan comences a buscar invitacions per a un event corporatiu al zoo, la primera conversa no és amb qui dissenya: és amb el responsable del recinte. La terrassa de vora l'estany dels flamencs té el seu cupo. El prat nord, un altre. I si el sopar va a tocar de l'aigua, no pot passar del número que et doni aquella zona concreta.

El recinte general pot admetre molta més gent, però això no et serveix de res si la taula és a la terrassa. Decideix aforament, hora i confirmacions en aquest ordre i no hauràs de reimprimir res ni enviar cap correu corregint el que ja havies dit.

Invitacions per a un event corporatiu al zoo: primer l'aforament

Un zoo no és un hotel amb saló. Cada zona té el seu sostre de gent, i quan el sopar és a tocar de l'aigua aquest sostre és el número que compta. Divideix la llista per trams: còctel d'arribada, sopar i últim ball. Saber quants n'hi ha a cada tram evita taules de deu amb sis cadires ocupades i cadires apilades en una cantonada.

• El cupo de la terrassa de l'estany dels flamencs mana per sobre del total del recinte: si el sopar va allà, aquest és el número que firmes.
• Compta per trams i per espai: el còctel d'arribada, el sopar i l'últim ball no ocupen el mateix lloc ni admeten la mateixa gent.
• Fes servir confirmacions reals, no el 'jo crec que vindré' del passadís, abans de tancar el càtering.
• Un únic punt de trobada amb mapa, a la primera escena de la invitació, perquè ningú no arribi a la porta equivocada.

A l'estiu, l'hora és la decisió

A les 13:00 l'asfalt crema i els animals dormen. A les 19:30 el recinte es mou i la llum és la que fa boniques les fotos. Comença el còctel a les 19:30 i deixa el discurs per després del primer plat. Pacta amb l'equip del zoo una hora límit de música i escriu-la a la invitació: si el so ha de baixar a les 23:30, millor que el convidat ho llegeixi abans de demanar l'última copa.

Avisa també del terra: grava, herba i camins de terra. Un codi de vestimenta del tipus 'elegant, però sense taló fi' estalvia l'espectacle de sabates clavades entre el públic. I l'ètica no és un apartat del pressupost. Res de globus ni confeti a prop dels recintes: un globus sol acaba a l'aigua o a l'estómac d'un animal. Canvia el llançament per una foto de grup a l'entrada. Altaveus lluny de les zones de descans, tot el càtering a la zona habilitada i una regla clara per als convidats: ningú no dona menjar a un animal. Ni una patata fregida.

Al zoo, la primera decisió no és el menú: és quanta gent cap a la terrassa i a quina hora hi arriba.

Una invitació digital d'empresa: confirmacions sense perseguir ningú

El RSVP viu dins de la mateixa invitació: el convidat obre l'enllaç al mòbil i contesta allà mateix, sense instal·lar res ni crear cap compte. Les respostes arriben en una llista ordenada i no repartides entre el grup de WhatsApp de l'empresa, el correu de direcció i tres missatges solts el dia abans. Configura només les preguntes que faràs servir: 'còctel, sopar o tots dos?' i 'amb quin nom vols aparèixer a la llista?'. Si el punt de trobada passa de la porta principal a l'entrada sud, edites i l'enllaç continua sent el mateix: ningú no rep un sobre nou. Amb equips repartits per diversos països, la invitació es configura en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès o alemany, contingut inclòs, amb sis fotos pròpies, música i escenes encadenades. Si algú et demana paper, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes poques còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Comença per l'aforament i l'hora, prova la portada gratis i publica quan la llista estigui clara.