Invitacions per a un event corporatiu al teatre: guia pràctica

Són les deu de la nit i tens tres missatges sense resposta. Un pregunta si la funció és a les set o a les vuit i mitja. Un altre, si pot aparcar a prop. El tercer vol saber si ha de portar corbata. Has organitzat invitacions per a un event corporatiu al teatre i tot això ho podies haver resolt en una sola pàgina.

Un teatre no és una sala polivalent. Té aforament, té backstage i té portes que s'obren a una hora i es tanquen a una altra. Si la invitació no ho explica tot des del principi, el dia de la funció ho acabaràs explicant tu, telèfon en mà.

Invitacions per a un event corporatiu al teatre: primer l'aforament

Un pati de butaques de 240 seients i una convenció de 300 persones no es resolen amb un "ja ho veurem". Fes dues sessions, per exemple a les 18:00 i a les 20:30, i digues a cada convidat quina li toca ja a la portada de la invitació. Si l'obertura de portes és a les 18:30 i la funció comença a les 19:00, escriu-ho en dues línies i no en una. I si la teva empresa té torns o diverses seus, agrupa les invitacions per equip: és més ràpid que preguntar u per u qui pot venir a quina sessió.

• Hora d'obertura de portes i hora d'inici de la funció, en dues línies separades.
• El torn o la sessió de cada convidat, visible a la portada.
• El nom exacte de la sala, la porta d'accés i un enllaç al mapa.
• El codi de vestimenta amb un exemple concret, no només la paraula "etiqueta".

El backstage té regles pròpies

Producció, artistes i ponents no reben el mateix missatge que el públic. Ells necessiten un punt de trobada, l'hora d'arribada per muntar i el nom de qui els obre la porta d'artistes. Si hi ha patrocinadors, anomena'ls: "Taula reservada per a [empresa]" funciona molt millor que un "convidat VIP" genèric que ningú sap què inclou.

El codi de vestimenta d'un teatre tampoc és el de l'oficina. Si demanes etiqueta, posa un exemple: vestit fosc i sabates de vestir, res de texans. Si és "smart casual", aclareix si les sabatilles hi entren o no. Amb una foto pròpia dins la invitació, això es resol en cinc segons.

Una invitació de teatre no és un avís: és el programa de mà, el mapa i la llista de confirmacions en una sola pàgina.

Si canvia l'hora, no has de reimprimir res

Un canvi de sala, d'hora o de porta d'accés dos dies abans és normal en un teatre. Amb una invitació en format enllaç, edites i els convidats veuen la versió actualitzada: ningú no ha de buscar el correu original, perquè l'enllaç és el mateix. Pots canviar el mapa, la frase de portada o el codi de vestimenta sense reenviar res. I si algú vol paper per al despatx, imprimeix quatre còpies i deixa l'enllaç per a la resta: el paper no es corregeix a última hora.

Les confirmacions arriben en una llista, no en un fil de WhatsApp

El formulari és dins la invitació, així que les respostes s'apilen en una llista ordenada en comptes de repartir-se entre missatges a les onze de la nit. Pots triar què preguntes: assistència, acompanyant o torn triat. Si el torn és el que et cal saber, posa'l com a primera pregunta i sabràs quanta gent va a les 18:00 i quanta a les 20:30.

Amb l'aforament, els dos horaris i el backstage resolts, la invitació deixa de ser un tràmit i passa a ser part de la producció. Prova un disseny gratis, edita la portada i publica l'enllaç quan el guió estigui tancat. Una invitació costa 29,99 €, es paga un cop i no té subscripció.