Invitacions per a un event corporatiu al planetari: 5 coses

Vestíbul d'un planetari, tres quarts de vuit del vespre. Trenta persones amb una copa a la mà, la cúpula encara tancada i una noia a la porta amb una llista impresa preguntant qui és «Marta + 1». La invitació deia 19:30 i ningú no ha explicat que la sala no s'obre fins a tres quarts. No ha fallat el pressupost: ha fallat una hora.

Quan muntes un event d'empresa en una cúpula, la invitació fa tres feines alhora: obre l'accés, recorda quan comença tot i dibuixa el camí fins a la butaca. Si una de les tres queda fluixa, les altres dues s'aguanten a base de trucades que arriben totes a la mateixa hora, just quan el telèfon del tècnic també sona.

Invitacions per a un event corporatiu al planetari: les dues hores que no coincideixen

En un planetari hi ha l'obertura de portes i l'inici de la projecció, i gairebé mai no són la mateixa. Si a la invitació només hi ha una hora, mitja sala arriba quan no toca i es queda al vestíbul amb la copa. Escriu les dues i tanca l'accés amb una tercera: la gent llegeix tres dades en sis segons, dreta davant de l'ascensor.

• Obertura de portes 19:15 · Inici de projecció 19:45 · Última entrada 19:40. Les tres dades en una sola línia.
• Si la sessió comença «a les 20:00 en punt», digues-ho exactament així: el tècnic de la cúpula no reinicia el projector per una arribada tardana.
• No barregis les hores en una frase. Un «19:30» sol no diu si és porta o projecció, i cadascú tria la interpretació que li va bé.
• Qui confirmi a última hora rep el mateix enllaç: la línia d'horaris ja hi és i no has de reenviar res.

Un nom i un cognom, no un «i acompanyant»

El registre d'un planetari és nominal. «Marta Ferrer» entra sense fricció; «Marta + 1» provoca una trucada a la porta i una cua al darrere. Demana el nom de cada persona quan et responguin: les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i a recepció ningú no ha de creuar tres converses de WhatsApp per saber qui ve.

Si convides un equip sencer, evita el «venim cinc». Amb noms i cognoms, el dia de l'event ningú no compta caps a mà a la fila 4 ni pregunta qui falta a l'última fila.

Una invitació per a un event corporatiu al planetari no ha de ser maca: ha de respondre les preguntes que la gent farà a les 19:20, dreta davant de l'ascensor.

El plànol, el codi de vestimenta i la data límit

Un planetari no és a peu de carrer. Escriu «vestíbul principal, ascensor al nivell -1, sala cúpula» i ningú no haurà de trucar per preguntar on és la sala. Afegeix-hi la temperatura real —«jaqueta fina, dins la cúpula fa 19 graus»— en lloc d'un «elegant» que no diu res. Posa una data límit amb dia i hora: «confirma abans de dimarts 14 a les 12:00». I explica com s'hi arriba i quan passa l'últim metro. Tot això es pot canviar després d'enviar la invitació: si a les 18:00 del mateix dia es mou una hora o es tanca una porta, edites l'enllaç i tothom veu la versió nova. Si algú vol paper, fes que sigui l'excepció: un enllaç per a tota la llista i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà. Abans de triar tipografia o color, comprova que hi són les cinc coses: hora de portes, nom per persona, punt de trobada, data límit i una manera de corregir-ho tot sense reenviar res.