Invitacions d'event corporatiu: els nens compten al aforament

Fa tres setmanes vas reservar la sala per a la jornada de portes obertes de l'empresa: vuitanta places. Ahir la Marta et va escriure: «Hi vinc amb els dos nens, oi?». I et va venir el dubte que ningú havia plantejat en veu alta: aquests nens entren dins de les vuitanta o van a part?

És la pregunta que arriba sempre tard, quan ja has donat el número al càtering i ja has dit a la sala que sereu vuitanta. Per això les invitacions d'event corporatiu amb portes obertes per a famílies s'han de pensar abans de publicar-les, no quan ja tens la meitat de les confirmacions. Amb una invitació digital pots deixar la pregunta resolta des del primer dia i canviar-la després sense reenviar cap enllaç.

Portes obertes a l'empresa: l'aforament es decideix abans d'enviar la invitació

Abans de publicar res, truca a la sala i pregunta-ho clar: els menors compten per al límit de persones? Hi ha espais que apliquen un aforament diferent per als nens petits i d'altres que no fan cap distinció. Revisa també el que has pactat amb el càtering, perquè el nombre de coberts sovint inclou els nens encara que mengin menys, i mira què diu l'assegurança de l'acte sobre els assistents.

• Pregunta a la sala si els nens compten per al límit de persones i si hi ha una edat mínima.
• Comprova si el càtering i l'assegurança parlen de comensals o d'assistents: no sempre volen dir el mateix.
• Fes els números amb el pitjor cas: si l'aforament és de vuitanta i venen quinze nens, et quedaràs sense cadira per a adults?
• Tanca la decisió abans de publicar la invitació, no després de la primera confirmació.

El RSVP ha de preguntar pels nens i per les edats

Al formulari de confirmació, posa una pregunta numèrica: quants adults i quants nens vindran. Si necessites muntar activitats o menús concrets, afegeix un camp per a les edats. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no has de perseguir ningú pel WhatsApp.

Un exemple concret: el càtering et demana quantes racions petites ha de preparar. Amb el número de nens ja en té prou. Si a més vols una taula de jocs perquè els adults sopin tranquils, les edats t'ajuden a decidir què hi poses i quanta estona hi aguantaran.

Decidir si els fills compten a l'aforament és decidir-ho abans d'enviar la invitació, no quan ja tens les respostes a mitges.

El menjar i l'espai canvien quan hi ha nens

Amb el número final, avisa el càtering: menús infantils o racions més petites. I pensa on s'estaran. Deu nens en un acte llarg poden necessitar una taula a part i algú que els miri, sobretot si els adults esteu en una sala gran.

Digues clarament si els nens estan convidats

Si són benvinguts, escriu-ho tal qual: «els petits també són part de la celebració». Si és un acte només per a adults, sigues transparent: «aquesta vegada serà un vespre per a adults». I fuig de les frases ambigües. «Porta els nens» es pot entendre com que estan convidats, però no aclareix si ocupen plaça.

Decideix si els fills compten i deixa que la invitació faci la resta. Amb la invitació digital de Send The Joy, que costa 29,99 EUR en un sol pagament, configures les preguntes del RSVP al teu gust. Si més endavant vols afegir-ne una o canviar l'hora, edites i el mateix enllaç mostra la versió actualitzada. Ningú no ha de tornar a confirmar res.