Invitacions per a un event corporatiu en un museu

El museu obre la sala a les set i mitja, però només per una porta lateral. La principal fa hores que és tancada amb clau. Si la invitació diu «a la tarda», tindràs quaranta persones buscant la porta equivocada davant d'una façana de pedra.

Muntar invitacions per a un event corporatiu en un museu és això: no triar el disseny més bonic, sinó quadrar hora, porta i recorregut. El que la gent necessita saber no cap en una frase vaga.

Per què una invitació d'event corporatiu en un museu no pot dir «a la tarda»

Els museus obren sales fora d'horari amb un permís especial i amb una sola porta operativa. La resta d'accessos queden tancats, també el vestíbul principal. Per això la invitació ha de dir l'hora exacta d'accés i el nom de la porta, no una franja.

• L'hora real d'accés i el nom exacte de la porta que obre fora d'horari.
• Un enllaç amb codi QR per a l'acreditació: es fa dempeus, amb el mòbil a la mà, i va més de pressa que una llista impresa ordenada per cognoms.
• Un avís de les zones on no es menja ni es beu, com la sala d'escultures o al costat d'un marbre del segle XVIII.
• El punt de trobada amb una cosa que es vegi de lluny: sota la balena, al costat del guarda-roba.

L'adreça no n'hi ha prou: falta la porta

Un museu de South Kensington pot tenir tres accessos diferents. Al camp de lloc hi escrius «Exhibition Road, porta 2» i el mapa va dins de la mateixa invitació, no en un adjunt que ningú no obre.

Si el còctel és al vestíbul i el sopar a la galeria, cada tram amb la seva hora: 19.00 al vestíbul, 20.15 sota la cúpula. I si el museu canvia de sala tres dies abans, s'edita el text i el mapa. L'enllaç és el mateix i ningú no rep cap correcció.

El museu posa la sala. Tu només has de deixar clar per on hi entra la gent i a quina hora.

Un codi de vestir que aguanta el marbre

Entre l'entrada, el guarda-roba i la sala es camina bastant. Un «smart» amb calçat còmode et serveix més que un black tie si hi ha visita guiada. A més, una galeria de pedra refreda a la nit encara que siguem al maig: una línia amb «jaqueta recomanada» estalvia abrics improvisats.

RSVP dins la invitació, no en quaranta xats

Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació: veus qui ve, amb quin nom i quan ha respost. Les preguntes del formulari les configuren tu, per exemple nom i empresa per a l'acreditació. I com que qui no ha contestat obre el mateix enllaç, no cal anar darrere de ningú la vigília. Si el museu et canvia la sala demà, edites el text i prou. Una invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, un pagament únic, i es comparteix amb un enllaç o un QR.