Invitacions per a un event corporatiu: digital o paper?

Queden tres dies per a la trobada anual i el proveïdor truca: el Saló Nord no estarà llest, es passa a les 20:00 i es canvia al vestíbul del costat. Si has imprès 200 invitacions amb «19:00, Saló Nord» a sobre, aquesta trucada vol dir tornar a la impremta i tornar a fer arribar 200 sobres. Amb una invitació d'event corporatiu digital, obres l'editor, canvies l'hora i el lloc, i el mateix enllaç que ja té tothom mostra la versió nova.

La diferència entre la invitació digital i la de paper no es nota el dia que les envies. Es nota el dia que alguna cosa canvia, i sempre canvia alguna cosa. Aquí tens què passa en cada cas, sense promeses de fullet.

Invitació d'event corporatiu digital o en paper: els canvis d'última hora

Una invitació de Send The Joy és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un codi QR o un missatge, i els convidats l'obren al navegador del mòbil sense instal·lar cap app. Quan alguna cosa es mou, tu edites i el destinatari veu la versió actualitzada.

• Hora, seu o codi de vestimenta: els canvies a l'editor Joy Studio i no cal avisar ningú un per un. Tothom obre el mateix enllaç i llegeix el text nou.
• Un nom mal escrit o un cognom sense accent: corregeixes el camp de text, ho comproves a la vista prèvia i no queda cap còpia impresa amb l'error.
• Fins a sis fotos pròpies, portada i decoratives: es col·loquen soles dins el marc i pots substituir-ne qualsevol més endavant.
• Mapa, frase de benvinguda o l'ordre de les escenes: es modifiquen igual que la resta, sense enviar dos correus amb dades que ja no són certes.

Confirmar no hauria de ser perseguir ningú

Amb paper, la llista de confirmats acaba en un full de càlcul que algú omple copiant missatges: «vinc amb acompanyant», «arribo tard», «no puc». Amb la invitació digital, les respostes arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no cal anar darrere de ningú per WhatsApp.

També pots triar quines preguntes surten al formulari de confirmació, així que preguntes només el que faràs servir per organitzar el dia. I per a un equip repartit entre països, el mateix enllaç o un QR a la pantalla de recepció funciona igual al mòbil de qui és a Barcelona que al de qui aterra aquell matí. El contingut de la invitació es pot configurar per idioma i la web està en set llengües.

El paper guarda un record. L'enllaç guarda la informació que encara ha de canviar.

Què segueix fent bé el paper

El paper té una cosa bona: es guarda. Per a un aniversari de l'empresa o una entrega de premis, unes quantes còpies impreses per a direcció o per a qui les vulgui arxivar tenen sentit com a record, no com a canal per convidar. L'opció sensata és combinar-les: l'enllaç per a tothom, amb la informació actualitzada i les confirmacions en una llista, i unes poques còpies impreses per a qui les guardarà. Si tries només el paper, assumeixes que cada canvi d'hora o de lloc és una reimpressió. Abans de decidir, demana el preu per unitat impresa amb l'enviament inclòs i compara'l amb un import fix: una invitació de Send The Joy són 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció. Tria un disseny, prova'l gratis i mira com queda.