Invitacions d'esmorzar de premsa: acreditar i confirmar

Dilluns, nou del matí. L'esmorzar de premsa és dimarts i la persona que porta la comunicació et demana la llista d'acreditats. Tens quaranta missatges de WhatsApp, una captura de pantalla amb noms escrits a mà i cap manera de saber qui vindrà amb fotògraf.

Una invitació d'esmorzar de premsa ha de resoldre dues coses alhora: confirmar qui ve i acreditar-lo. I no ha d'avançar ni una paraula de l'anunci. Amb un sol enllaç pots fer les dues coses, sense aplicacions i sense anar darrere de ningú.

Què diu una invitació d'esmorzar de premsa i què es calla

Una convocatòria per a mitjans pot dir la data, l'hora i la sala exacta. Són dades logístiques i no passen res. El que no pot dir és el titular. Aquesta és la línia que separa una invitació ben feta d'una filtració.

• Sí que hi pot haver: dimarts 14, 9:00, sala Àtica, cinquena planta, i l'hora interna d'embargament a les 11:00.
• No hi pot haver: el nom del fitxatge, la xifra del trimestre ni el prototip que es mostrarà. Això viu a la nota de premsa.
• Al mateix formulari pots demanar nom, mitjà, número d'acreditació i si ve amb fotògraf. Són preguntes configurables, no una plantilla tancada.
• També hi cap el codi de vestimenta, que va bé quan hi ha càmera: 'jaqueta, sense corbata'.

Acreditació i confirmació en un mateix clic

Un sol enllaç resol les dues coses. El redactor escriu el seu nom, el seu mitjà i el seu número de carnet. Tu no has de creuar després la llista d'assistents amb la d'acreditats, perquè és la mateixa llista. Les preguntes del formulari les configurem nosaltres: pots deixar-ne quatre o demanar només el nom i el mitjà.

El periodista obre l'enllaç al navegador del mòbil i respon a la cua del metro, amb el cafè a l'altra mà. Sense aplicació i sense registre. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. Si algú treballa des de l'ordinador de la redacció, obre el mateix enllaç i confirma igual.

Un esmorzar de premsa es guanya a la primera línia de l'enllaç: clar, tancat i sense avançar l'anunci.

Canviar la sala dues hores abans no trenca l'enllaç

Si la sala passa de la cinquena planta a la tercera, ho edites al navegador i qui obri l'enllaç veu la versió nova. Ningú no rep un segon correu per corregir el primer. El mateix passa si mous l'esmorzar de les 9:00 a les 9:30, o si canvies la frase, el mapa o el codi de vestimenta: l'enllaç és el mateix des del primer enviament fins al matí de l'acte.

Quan el paper encara té sentit

Per a la carpeta del portaveu, dues o tres còpies impreses del programa queden bé. Per als vuitanta enviaments, el que té sentit és l'enllaç. El límit és honest: és digital, no imprimeix ni envia paper. Si algú necessita una còpia física, s'imprimeix a part i s'entrega en mà. Combinar és la sortida pràctica: un enllaç per a tothom i unes quantes fulles per a qui les guardarà.

Quan tinguis l'hora confirmada, munta la invitació, prova-la gratis i publica-la. Si el titular encara no està aprovat, no el posis a l'enllaç: ja hi serà a la nota de premsa. El dia abans només hauràs de mirar la llista de confirmacions i comprovar que la sala no ha canviat.