Invitacions per a esdeveniments corporatius amb team building

Dimecres a la tarda, tres dies abans del team building. Algú del grup d'empresa escriu al xat: «A quina hora és? I què m'he de posar?» Les invitacions per a esdeveniments corporatius ja s'han enviat, però no diuen ni una cosa ni l'altra. En deu minuts tens catorze missatges i cap resposta que serveixi per a tothom.

No calia cap text llarg. Calien dues frases concretes i un lloc on tothom les trobés. Aquí tens com resoldre la logística d'un team building en un estudi de dansa: hora d'arribada, hora de plegar, roba, adreça i confirmacions. Tot dins la mateixa pàgina, que s'obre amb un enllaç i no demana instal·lar res.

L'hora d'arribada i l'hora de ballar no són la mateixa

En un estudi de dansa el pla té dues parts i cada part té el seu rellotge. Si només n'escrius un, mitja oficina arribarà tard o es quedarà a la porta sense saber si ja pot entrar.

• Escriu dues hores quan el pla tingui dues parts: «19:00, acreditació i canvi de sabatilles» i «19:30, comença la coreografia».
• Afegeix l'hora d'acabar: saber si el team building s'acaba a les 21:00 o a les 22:30 decideix qui es queda al sopar i qui se'n va.
• Si l'estudi és en un carrer de sentit únic o en un baix, indica el metro més proper i els minuts a peu: «a quatre minuts de la sortida de metro de Sant Antoni» resol més que un punt clavat al mapa.
• Si després hi ha sopar, posa l'hora i el lloc a la mateixa pàgina. Ningú no haurà de preguntar on us trobeu.

El codi de vestimenta d'un team building s'explica amb un exemple

«Smart casual» no li diu a ningú si pot anar amb sabatilles. Un exemple concret sí. Escriu «roba còmoda i sabatilles de sola clara» i s'ha acabat el dubte: cadascú sap què ha de buscar a l'armari. Si l'equip ve directament de l'oficina, afegeix si hi ha lloc per canviar-se o si es ve així com es va.

Si a la sala es balla descalç, digues-ho com una instrucció i no com un suggeriment: «ens traiem les sabates, porta mitjons o calçat de ball». I fes servir una de les fotos de la invitació per ensenyar-ho: una imatge del grup amb la roba correcta comunica més que tres línies de text. Pots marcar aquella foto com a portada, perquè és el primer que veurà qui obri l'enllaç.

Si has d'escriure dues vegades l'hora i una el que s'ha de posar, la invitació encara no està acabada.

Invitacions per a esdeveniments corporatius amb RSVP: qui es llança i qui mira

Configura una pregunta de sí o no del tipus «t'apuntes a la coreografia final?» i un camp curt per a «la cançó que no pot faltar». Abans del dia ja saps com respira el grup. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es poden canviar quan vulguis: no cal perseguir ningú pel xat ni muntar un full de càlcul. Amb grups grans, demana la confirmació des del primer enviament, perquè saber quants sou és el que et permet avisar l'estudi amb marge.

Si el dijous et confirmen quina sala us toca, canvies el lloc i l'enllaç segueix sent el mateix: els convidats veuen la versió actualitzada, sense reenviar res. Passar de «sabatilles» a «calçat de ball» tampoc no obliga a imprimir ni a tornar a enviar sobres. Tria un disseny, prova la portada gratis i deixa l'hora, la roba i el mapa resolts en un únic enllaç.