Invitacions per a esdeveniments corporatius amb cinc països

Un convidat obre l'enllaç des de Ciutat de Mèxic i un altre des de Singapur. Tots dos hi llegeixen el mateix: «sopar a les 20:00». Per a un és el vespre; per a l'altre, plena matinada. Algú es presentarà quan la sala encara és buida. I els dubtes no arriben al grup del comitè: arriben un a un, en privat, a la persona que va enviar la invitació. És el punt feble de les invitacions per a esdeveniments corporatius amb gent de cinc països.

Això no es tapa amb un PDF més llarg. Es resol amb una invitació digital: una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, que s'obre amb un enllaç o un QR i que es pot editar després d'enviar-la sense canviar l'adreça.

Tres dades abans de triar disseny: hora, idioma i aeroport

Cap disseny no arregla una hora ambigua. Abans de triar tipografia, decideix tres coses: la zona horària de cada acte, en quin idioma llegeix cada grup de convidats i com s'hi arriba. Són les tres preguntes que, si no estan escrites a la invitació, acabaran al teu telèfon.

• Escriu la zona horària al costat de l'hora de cada acte, amb la ciutat de referència: «20:00 (Barcelona)» o dues hores diferents per al mateix acte.
• Configura el contingut per idioma: la mateixa invitació pot mostrar la portada en anglès, el programa en francès i el RSVP en alemany, sense duplicar enllaços.
• Al bloc de com arribar-hi, posa adreça exacta, aeroport, temps de trasllat i una hora límit recomanada d'arribada.
• Codi de vestimenta amb una peça d'exemple («jaqueta, no corbata») en lloc de la paraula «formal».

Invitacions per a esdeveniments corporatius: un enllaç, no cinquanta correus

Canviar l'hora del sopar o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res: s'edita i el mateix enllaç mostra la versió actualitzada a tothom. Quan algú pregunta «on era?», la resposta és tornar a passar l'enllaç, no un fitxer adjunt que es diu programa_v3_final.pdf. El QR projectat a la sala de reunions serveix per a qui s'incorpora dos dies abans i no era a la primera llista de correus.

La invitació tampoc no és una llista de dades soltes. Les escenes s'encadenen —portada, seu, sopar, comiat— i expliquen el programa en l'ordre en què es viu. Pots pujar fins a sis fotos pròpies: la façana de la seu, la sala del sopar, l'equip. S'encaixen soles al marc i es poden canviar després. I ningú no ha d'instal·lar res: el convidat obre l'enllaç al navegador del mòbil que ja té i confirma des d'allà.

Un enllaç viu fa més feina que cinquanta correus ben escrits.

El RSVP que no s'ha de perseguir per WhatsApp

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i qui organitza no ha de reconstruir l'aforament sumant respostes de tres grups diferents. Les preguntes del formulari es configuren: sopar, visita a planta i sessió del matí poden ser preguntes separades. I amb honestedat: al·lèrgies, menús, intoleràncies i trasllats no es recullen en aquest RSVP; per a això cal un canal a part.

Comptes clares abans de decidir

29,99 EUR per invitació i pagament únic: sense subscripció, sense cost per convidat i sense renovació l'any següent. És 100% digital, així que no s'imprimeix ni s'envia paper. Si el comitè vol unes còpies físiques, el més sensat és enllaç per a tothom i unes quantes impressions per a qui les guardarà. I es pot provar gratis: en mode prova s'edita la portada sense pagar, i en comprar es desbloquegen totes les escenes de la invitació.

Tria un disseny, prova'l gratis i publica un sol enllaç que serveixi igual per a Barcelona, Ciutat de Mèxic i Singapur. Quan canviï una hora o el lloc, l'enllaç ja estarà actualitzat.