Invitacions per a esdeveniments corporatius a l'estadi

Falten quinze minuts, l'autobús de l'empresa acaba de deixar tothom davant de l'estadi i algú escriu al grup: «Per on entrem?». La invitació que van rebre tres setmanes enrere portava el nom de l'empresa, el dia i l'adreça. Res més. Mentre mig equip busca la porta bona a la cantonada equivocada, queda clar cap on van les tendències d'invitacions per a esdeveniments corporatius a l'estadi: cap a posar la porta, el sector i l'hora allà on es llegeixen primer.

No és una qüestió de disseny. És la diferència entre arribar i endevinar. Abans de dir que sí, un assistent mira tres coses: per on s'entra, a quina hora cal ser-hi i si val més el cotxe o el bus de l'empresa. Si la invitació no ho respon, ho respondrà un company per telèfon.

Invitacions per a esdeveniments corporatius a l'estadi: la porta va a la portada

Quan algú obre la invitació no busca el logotip: busca «Porta 7». El punt de trobada va primer. Escriu-lo amb camps separats —Porta 7, Sector 12, 18:30— i deixa el nom de l'esdeveniment just a sota. Al camp de lloc no hi posis només l'adreça del recinte: també hi caben la referència del pàrquing («Pàrquing B, accés nord») i, si l'empresa posa autobusos, d'on surten i a quina hora. Amb això, el missatge de les 18:15 preguntant on s'aparca deixa d'arribar.

• Porta, sector i hora en camps separats, revisats a la vista prèvia abans de publicar.
• Referència del pàrquing i del bus de l'empresa dins del text de lloc.
• Una foto de l'estadi buit a la portada i una de la grada plena com a escena secundària.
• Obrir l'enllaç en un iPhone i en un Android per comprovar que el RSVP s'envia igual als dos.

El QR que jubila el PDF adjunt

Un PDF reenviat tres vegades dins del mateix fil acaba sent la versió vella. Algú obre el primer adjunt i llegeix una hora que ja s'ha canviat. Un enllaç o un QR, en canvi, sempre obren la versió viva.

L'invitat no instal·la res: obre l'enllaç al navegador del mòbil i confirma des d'allà, dret a la cua del cafè. I si el dia abans cal canviar la porta de la 7 a la 9, edites el camp i el mateix enllaç ja porta el canvi. Ningú no ha de reimprimir res ni tornar a enviar el correu.

Una invitació d'estadi es llegeix amb el mòbil en una mà i el motor en marxa.

Confirmacions en una llista, no en un fil de seixanta persones

Quan algú confirma, la resposta arriba dins la mateixa invitació, en una llista ordenada. No cal perseguir ningú pel xat ni rescatar un correu perdut. Les preguntes del formulari es configuren: per començar, nom i empresa ja et donen el que necessites. Un avís honest: això és una confirmació, no una entrada ni cap control d'aforament del recinte. I quan l'acte s'acaba, la invitació continua en peu: la foto de l'estadi buit a les tres de la tarda, la grada plena a les set, dues línies de comiat. Publica l'enllaç, obre'l al mòbil i envia'l quan tinguis l'accés confirmat.