Invitacions per a esdeveniments corporatius en dues seus

Tens el mateix acte en dues seus. Una llista amb els noms de l'oficina de Barcelona, una altra amb els de la seu de Milà, i la mateixa data escrita a totes dues. Quan algú truca per dir que vindrà, has de mirar en quin dels dos fulls està apuntat.

Amb paper, cada seu arrossega la seva pròpia tirada de sobres i la seva pròpia llista de confirmacions. Amb invitacions per a esdeveniments corporatius en format digital, les dues seus comparteixen un sol enllaç. És l'única diferència, i ho canvia gairebé tot.

Dues seus, un sol enllaç

Amb paper, cada seu demana la seva tirada: 120 sobres per a Barcelona i 80 per a Milà, amb la mateixa hora mal escrita i el mateix error repetit dues vegades. Amb una invitació digital no hi ha tirada. Passes el mateix enllaç o el mateix codi QR pel correu intern, per Slack o pel grup de WhatsApp, i ningú no ha de decidir quantes còpies s'imprimeixen.

• Si la sala canvia de planta, edites el lloc i el mapa a l'editor i l'enllaç continua sent el mateix. Els dos equips veuen la versió actualitzada sense que hagis de reenviar res.
• Decideix si les dues seus segueixen el mateix programa o si una comença abans que l'altra, i escriu-ho clar al text.
• Un QR projectat a la pantalla de la sala de reunions també serveix per a qui arriba tard: no cal que porti la invitació a la mà.
• Els convidats només necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió. No han d'instal·lar cap aplicació.

Invitacions per a esdeveniments corporatius que canvien el dijous

Un acte de feina es mou. Dos dies abans, el sopar passa de les 21:00 a les 20:30 i el codi de vestimenta, de 'business casual' a 'black tie'. En paper, això és una pila de sobres per llençar i una ronda de trucades per cada seu.

En una invitació digital canvies l'hora, la frase i el codi de vestimenta, i els convidats veuen la versió nova quan obren el mateix enllaç. Ningú no rep un segon missatge. Amb això t'estalvies el clàssic 'al final, a quina hora era?' amb quaranta missatges creuats entre les dues seus.

Si el mateix acte es repeteix en dues seus, l'única cosa que no et pots permetre és duplicar sobres, llistes i trucades.

Una invitació, dos idiomes

A Europa és habitual que la seu de Barcelona i la de Munic no comparteixin idioma de treball. La web està en set idiomes —castellà, anglès, català, francès, italià, portuguès i alemany— i el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma. El mateix acte es llegeix en la llengua de cada equip, sense muntar dues peces diferents.

Les confirmacions arriben a una sola llista

El RSVP viu dins la mateixa invitació: qui confirma apareix en una llista ordenada, no en dues safates d'entrada ni en dues converses de correu paral·leles. Les preguntes del formulari es configuren abans de publicar, i el mateix enllaç porta tothom a la mateixa llista. Ja no cal perseguir ningú per WhatsApp per saber qui falta per respondre.

I si la direcció vol una targeta física? Send The Joy no imprimeix ni envia paper. El que funciona és combinar: l'enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà.

Mira-ho amb el teu propi acte: prova la invitació gratis, personalitza la portada amb els noms, la data i el lloc de cada seu, i decideix després si val la pena pagar els 29,99 EUR una sola vegada per a les dues.