Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb traducció simultània

A deu dies de la convenció, la taula de recepció té tres llistes: les confirmacions que van arribar per correu, els idiomes apuntats en un full i els auriculars demanats per WhatsApp. Ningú no sap quants se n'han de preparar ni qui seguirà les ponències en francès.

Amb una invitació digital per a esdeveniments corporatius, tot surt del mateix formulari. El convidat obre l'enllaç al mòbil, confirma l'assistència, marca si vol auriculars de traducció simultània i tria en quin idioma seguirà les ponències. Tu reps les respostes en una llista ordenada, sense perseguir ningú per WhatsApp.

El formulari de confirmació també reserva els auriculars

Converteix la reserva d'auriculars en una pregunta del RSVP. Posa-hi «Necessites auriculars de traducció simultània?», amb un sí o un no, i afegeix una segona pregunta sobre l'idioma. El convidat no surt de la invitació: obre l'enllaç, confirma i marca la seva necessitat al mateix formulari. A la teva banda, la resposta arriba dins la llista de confirmacions, sense anar a buscar missatges ni omplir cap full a mà. Si algú respon més tard, apareix igualment a la llista.

• Pregunta del RSVP: «Necessites auriculars de traducció simultània?», amb sí o no.
• Segona pregunta: «En quin idioma seguiràs les ponències?», amb alemany, francès, italià, anglès o espanyol.
• Una foto dels auriculars i la frase «Recull el teu auricular al taulell d'acreditació».
• El comptador de caracteres, perquè el rètol de la portada no es converteixi en un paràgraf que ningú no llegeix.

Idiomes i canvis sense reenviar cap sobre

Pots configurar el contingut per idioma. Una versió en alemany per a Zúric i una en francès per a Ginebra, cadascuna amb el seu enllaç. El convidat rep el que li toca i no ha de triar res. Si els ponents envien el material en dues llengües, la mateixa invitació pot portar el rètol que correspon a cada grup.

Si canvia l'hora de la sessió d'obertura, edites l'escena i el mateix enllaç ja mostra la informació nova. No reenvies res ni reimprimeixes res. A la portada, una frase curta n'hi ha prou: «Sessió amb traducció DE/FR/IT». El comptador de caracteres t'ajuda a no passar-te. I si l'esdeveniment és híbrid, afegeix al RSVP l'opció «Auriculars per a streaming» i ho veuràs a la llista. Així el recompte es manté al dia.

La reserva de l'auricular és una pregunta més del formulari, no un correu a part.

El que la invitació digital no fa

No imprimeix ni envia paper. Si direcció financera vol una còpia física, el més sensat és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes impressions per arxivar. Tampoc no recull al·lèrgies ni menús; per al còctel, això es gestiona a part, si el teu procés ho permet. I els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; si algú no en té, pot obrir l'enllaç des de l'ordinador de recepció.

La logística de l'auricular comença a la portada

Si el teu proper esdeveniment corporatiu porta traducció simultània, no deixis la reserva d'auriculars per a l'últim correu ni per a la reunió prèvia. Crea la invitació digital a Send The Joy per 29,99 EUR, edita-la quan canviï el programa i rep totes les respostes en una sola llista. El convidat només ha d'obrir un enllaç i respondre des del mòbil.