Invitacions per a un esdeveniment corporatiu en un submarí

Són dos quarts de vuit en un moll amb fanals taronges. Un grup de vuit persones amb americana fosca espera davant d'una escotilla oberta. Una mira el correu del mòbil, un altre ensenya un WhatsApp amb una hora que no coincideix, i una tercera pregunta per quina porta es baixa. L'acte havia de començar fa vint minuts. És l'escena típica de les invitacions per a un esdeveniment corporatiu en un submari.

La informació surt repartida entre cinc canals i ningú no té la versió bona. Amb una pàgina web pròpia, l'enllaç és un de sol i sempre diu el mateix. Això no és un detall estètic: és el que decideix si la gent arriba tranquil·la o arriba emprenyada.

El mareig s'avisa abans de baixar l'escaleta

Si l'acte inclou navegació, la invitació ho ha de dir a la portada. No en un correu la vigília, no en una trucada el mateix dia. Qui descobreix el moviment del casc a peu d'escotilla ja no pot reorganitzar la tarda. I en un espai metàl·lic i estret, la informació pràctica val més que qualsevol frase bonica.

• Si hi ha navegació, es diu a la portada: qui ho descobreix a peu d'escotilla ja no pot canviar la tarda.
• Una frase de context ajuda més que un plànol del submari: 'plaça interior, temperatura estable, moviment suau' s'escriu al camp de frase i estalvia trucades d'última hora.
• El camp de lloc és el lloc natural per a 'port, moll 4, accés per la rampa nord': així ningú no acaba a la taquilla del davant preguntant pel vaixell.
• Les preguntes de confirmació es configuren: si vols saber si algú prefereix esperar a port, ho preguntes allà mateix i no per telèfon.

Tres adreces diferents: l'error clàssic a les invitacions per a un esdeveniment corporatiu

El més habitual és acabar amb el punt de trobada al correu, l'aparcament en un WhatsApp i l'hora real en un cartell penjat a l'oficina. L'invitat tria una versió i sol triar la que no toca. Amb una invitació digital això no passa: l'enllaç és sempre el mateix, i si l'accés canvia de porta n'hi ha prou d'editar el camp de lloc.

L'editor funciona des del navegador, sense instal·lar res, i publiques amb un botó. Posa l'hora en format de 24 hores i afegeix 'convé arribar vint minuts abans': aquest marge evita que mitja sala entri després del primer brindis.

Una invitació que no diu per quina porta es baixa no és una invitació: és una endevinalla.

Un nom mal escrit no es pot arreglar amb un retolador

Repassa noms i càrrecs abans de publicar. Un cognom mal escrit davant d'un client no es tapa amb una disculpa. Si algú ascendeix o canvia el patrocinador, es corregeix i l'enllaç continua sent el mateix per a tothom: no cal reenviar res ni tornar a imprimir cap sobre.

El RSVP no es persegueix pel WhatsApp

Preguntar al grup 'qui ve?' acaba amb quaranta missatges, quatre respostes clares i ningú sabent el total. Amb les preguntes de confirmació dins la invitació, cada resposta queda en una llista ordenada i es llegeix d'un cop d'ull. Repassa aquests errors abans d'enviar res i l'acte començarà a funcionar sol. Una invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, s'edita des del navegador i manté el mateix enllaç encara que canviïs l'hora, el port o la frase.