Invitacions per a esdeveniment corporatiu sostenible

Dimecres a la tarda, dos dies abans de la jornada, la sala on es farà la presentació ja no es diu com deia el programa. També ha canviat l'hora d'inici. Tens 240 invitacions impreses damunt d'una taula amb el nom vell, i algú de l'equip pregunta si cal trucar a tothom. Ningú no té ganes d'imprimir 240 targetes una segona vegada.

Aquesta escena és el motiu pel qual cada cop més equips busquen invitacions per a esdeveniments corporatius amb segell de sostenibilitat. No perquè quedi bé dir-ho, sinó perquè el dia que canvia una cosa el problema és petit, i la frase que has escrit a la portada continua sent certa.

Un segell no és un logotip, és una llista del que no fas servir

Abans d'escriure «sostenible» a la portada, fes la llista del que la teva trobada no imprimeix: targetons, sobres, segells, etiquetes de taula. Si aquesta llista és buida, el segell no s'aguanta. La part que pots explicar sense exagerar ni un gram és aquesta: un enllaç no viatja en furgoneta.

• Les invitacions que no s'imprimeixen i els sobres que no surten de l'oficina, amb el número i la data de l'esdeveniment al costat.
• La frase dins de la mateixa invitació: «Aquesta invitació no s'ha imprès. S'obre al mòbil i es respon aquí mateix.»
• «Sense impressió», «sense enviament postal» o «enllaç actualitzable» són afirmacions que pots demostrar. «Petjada zero» demana una compensació auditada que probablement no tens.
• Si el càtering, la sala o els vols dels ponents sí que deixen petjada, la frase honesta és «invitació sense paper». No converteixis una part de l'esdeveniment en el titular de tot.

El canvi d'hora no imprimeix una segona tirada

Si la sala canvia de nom dos dies abans, amb paper ja tens una tirada antiga circulant. Amb una pàgina web, l'enllaç és el mateix i l'invitat veu la versió d'avui. Pots editar l'hora, el lloc, el mapa, el codi de vestimenta o la frase de benvinguda després d'enviar-ho: ningú no rep cap sobre nou ni cap missatge de correcció.

Cada canvi d'última hora que no es reimprimeix és una línia més que pots defensar a l'informe de sostenibilitat de l'esdeveniment, amb nom i data.

El segell no és el que escrius a la portada: és el que has deixat de fer.

Confirmar assistències en una invitació corporativa sostenible

Un formulari dins de la mateixa invitació retorna una llista ordenada d'assistències. No cal reconstruir qui ve a partir de tres fils de WhatsApp i un correu reenviat. Configura només les preguntes que faràs servir de debò, com el nom, l'assistència o l'acompanyant: demanar dades que després ningú gestiona també és una forma de malbaratament. L'invitat no instal·la res, obre l'enllaç al navegador del mòbil i respon en dos tocs, fins i tot el dia abans. Si la trobada és bilingüe, el mateix enllaç es configura per idioma: una versió per a la central i una per a la filial.

Què fer quan algú et demana paper

Combina: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses només per a qui les guardarà, com la direcció, la presidència o l'arxiu de l'esdeveniment. Deixa clar que la versió oficial és la digital, i anomena les còpies pel que són: un record per a l'arxiu, no la prova del segell.

Tria un disseny, escriu el text i posa la frase honesta a la portada. Pots provar la invitació gratis en mode prova i publicar l'enllaç quan tot sigui al seu lloc. Si després canvia l'hora o la sala, ho edites i el mateix enllaç mostra la versió nova.