Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb reconeixement facial

El cap de compres arriba davant la seu, obre el mòbil i no troba ni l'hora ni quina porta és. A recepció li demanen que es posi davant d'una càmera per obrir el pas. La conversa sobre les seves dades hauria començat setmanes abans, en el mateix enllaç on va rebre la cita.

Quan un esdeveniment llegeix rostres a l'entrada, la invitació digital fa dues feines alhora: convida i explica què passarà amb la cara de cadascú. Si això no queda resolt al correu d'invitació, es resol a la porta i amb presses.

Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb reconeixement facial: la porta i el text

El convidat llegeix per primer cop que li llegiran el rostre al mateix lloc on va rebre la cita: l'enllaç. L'obre al navegador del mòbil mentre surt de la reunió anterior, sense instal·lar cap aplicació. Amb dos paràgrafs ben posats ja sap què es captura, qui ho tracta i fins quan. A l'editor tens un camp per a cada dada i un comptador de caràcters, així que el text no es talla en una pantalla petita. I si algú l'obre des de l'ordinador de l'oficina, veu exactament el mateix.

• Un text que digui què es captura, qui ho tracta i fins quan, en un camp propi i amb comptador de caràcters.
• Data, hora exacta i adreça de la seu en camps separats: ningú no ha de preguntar per missatge on és l'entrada.
• Pregunta de RSVP configurable, per exemple «He llegit l'avís sobre el registre facial», amb dues respostes clares.
• Ningú no instal·la cap aplicació: s'obre l'enllaç al navegador i es confirma des del mòbil.

El consentiment es redacta abans que el disseny

Separa tres peces: la invitació, l'avís de privacitat i la casella de consentiment. Apilar-les en un PDF de tres pàgines és exactament el que ningú no llegeix. El contingut jurídic el defineix el responsable de l'esdeveniment; la invitació només li ha de donar un lloc clar.

A l'hora de confirmar pots afegir una pregunta pròpia, amb dues opcions ben visibles. I convé escriure la sortida per a qui diu que no: una entrada manual a recepció, dita amb naturalitat, sense dramatisme. Si l'empresa té seus en diversos països, el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma.

Una invitació ben escrita estalvia la conversa incòmoda a la porta: si el text sobre el rostre és clar, l'accés va sol.

El RSVP ordena la llista abans que la càmera

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, així que el nombre d'assistents queda tancat abans de muntar qualsevol sistema d'accés. Un exemple de setmana normal: quaranta confirmacions el dimarts, la sala canvia el dijous i ningú no rep un segon correu ni un recordatori.

Detalls que es noten a la porta

Codi de vestimenta, frase de benvinguda i hora van en camps separats, amb comptador, perquè el text no es talli en un mòbil. Pots pujar fins a sis fotos teves —la façana de la seu, el logotip de la trobada— i canviar la portada després sense tocar l'enllaç. Les escenes s'encadenen: benvinguda, mapa i confirmació, una darrere l'altra, amb música si la trobada la demana. Si el teu esdeveniment obrirà portes llegint cares, la conversa sobre dades comença setmanes abans, en l'enllaç que envies. Deixa l'avís clar i les confirmacions ordenades: la porta s'obre sola.