Invitacions per a un esdeveniment corporatiu en realitat virtual

Dimarts, nou del matí. Comença la convenció anual i mitja plantilla mira el telèfon per saber on ha d'anar. Algú ha penjat un PDF al grup del xat, però el text surt tallat i ningú troba l'hora de la sessió amb ulleres de realitat virtual. Deu minuts abans de començar, el grup s'omple de preguntes.

El problema no és el PDF. És que la invitació d'un esdeveniment corporatiu en realitat virtual hauria de ser una pàgina web, no un fitxer. Una pàgina que s'obre amb un enllaç i que respon en tres línies: quan és, des d'on et connectes i si cal alguna cosa més que el mòbil.

L'enllaç és la primera sala de l'esdeveniment

Pensa-hi: abans de posar-te les ulleres, l'invitat ja ha entrat a l'esdeveniment. El primer que veu és la invitació. Si allà troba l'hora, l'accés i el context, arriba tranquil. Si ha de buscar informació en tres fils de correu, arriba tard i amb el cap en una altra banda. Una invitació digital és una pàgina pròpia que es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats l'obren en qualsevol navegador sense instal·lar cap aplicació.

• Una pàgina web pròpia per a l'esdeveniment, amb enllaç, QR o missatge per compartir-la.
• Si la sessió passa en una plataforma externa, una escena prèvia explica si et connectes des del portàtil o si has d'anar a una sala amb ulleres.
• El mateix enllaç a la signatura del correu i a la pantalla de recepció: ningú no ha de mantenir dues llistes.
• El convidat confirma des del mòbil, sense descarregar-se res.

El check-in comença a la portada

L'invitat no hauria de descobrir a la porta si l'acte és una demo interna, una convenció híbrida o un llançament amb avatars. Això es diu a la portada, amb un ròtul clar i una frase que es llegeixi d'una ullada. El text ha de cabre a la pantalla d'un mòbil sense quedar tallat. La web funciona en set idiomes i el contingut de la invitació es pot configurar per idioma: pràctic si l'equip està repartit entre Barcelona, Madrid i Berlín.

Una foto real ajuda més que un render de ciència-ficció: l'equip, la sala on són les ulleres, la taula amb tot a punt. Pots pujar fins a sis fotos pròpies i el sistema les encaixa soles al marc. Una de l'oficina, una de l'equip i una de la sala n'hi ha prou perquè el convidat reconegui el context.

Si l'enllaç no diu on et connectes, la resta de l'esdeveniment va a remolc.

L'RSVP i els canvis, al mateix enllaç

El formulari de confirmació viu dins de la mateixa invitació: el convidat respon des del mòbil i la resposta apareix en una llista ordenada. Pots configurar les preguntes del formulari, per exemple si vindrà presencial o en remot, i així saps quants punts de connexió has de preparar. No has de perseguir ningú pel xat: la llista s'actualitza a la mateixa pàgina i l'enllaç no canvia mai. I si la sessió es retarda mitja hora o canvia de sala, edites la invitació i tothom veu la versió actualitzada obrint el mateix enllaç. No cal reenviar res ni reimprimir res. Si organitzes un esdeveniment corporatiu en realitat virtual, comença per la invitació: prova-la gratis, personalitza-la al navegador i publica-la per 29,99 EUR.