Invitacions per a esdeveniment corporatiu amb realitat virtual

Dimarts surt el correu amb les invitacions per a l'esdeveniment corporatiu amb realitat virtual. Dimecres algú mou la sessió de les 17:00 a les 18:00. Divendres canvien la sala on es fa la part presencial. Si la invitació és una imatge enganxada en un correu, et toca reenviar-la dues vegades i tornar-ho a explicar tot al grup de l'equip.

Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, no un PDF ni una imatge. Els convidats l'obren des del mòbil, sense instal·lar res, i el que hi veuen és sempre la versió que hi ha ara mateix. El mateix enllaç continua funcionant després de qualsevol canvi.

La invitació és el primer avatar de l'esdeveniment

Qui rep l'enllaç ja és dins de l'esdeveniment molt abans que hi hagi unes ulleres de realitat virtual o una sala muntada. La portada fa de llindar: el rètol de l'empresa, la data i una frase de benvinguda. És el primer que veu algú que potser no coneix el projecte. També hi pots posar música, la mateixa que sonarà a la compte enrere de la trobada.

• Un QR a la signatura del correu o a la pantalla de recepció porta a la mateixa pàgina: la invitació no s'enterra en una carpeta de descàrregues.
• La invitació es comparteix amb un enllaç o un missatge, i s'obre en qualsevol navegador sense instal·lar cap aplicació.
• Fins a sis fotos pròpies, amb la de portada marcada: una imatge de l'any passat, el logo de l'equip o la sala on es farà la sessió.
• Textos amb un camp per dada —rètol, data, lloc i frase— i comptador de caràcters perquè res no es desbordi a la pantalla.

L'agenda canvia més que la data

Moure la sessió de realitat virtual una hora més tard no hauria de ser un drama. Edites l'horari al Joy Studio, tornes a publicar i els convidats veuen l'hora nova al mateix enllaç. Ningú no ha de reenviar res ni explicar-ho un altre cop.

El mateix passa amb l'enllaç d'accés a la sala virtual, l'adreça de la seu si l'esdeveniment corporatiu és híbrid o el codi de vestimenta. Es canvia al mateix editor i punt. Qui va guardar l'enllaç als favorits, qui el va passar a un company i qui el va buscar a la safata d'entrada veuen la versió actualitzada, no la del dimarts.

Si has de reenviar la invitació cada cop que canvia una hora, el problema no és l'equip: és el format.

Invitacions per a esdeveniment corporatiu amb realitat virtual: què hi ha de constar

Abans de triar el disseny del casc o la plataforma de la sala, munta la porta per on entrarà tothom. Comprova que la data porta la zona horària escrita tal qual —«18:00 CET», no «a la tarda»—, que hi ha l'enllaç d'accés a la sessió o l'adreça de la seu, i que la pregunta de confirmació no deixa dubtes: virtual o presencial. Configura les preguntes del formulari perquè les respostes arribin dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no hagis de perseguir ningú pel WhatsApp. Si l'equip està repartit per diversos països, el contingut de la invitació es pot configurar per idioma. Es prova gratis, es publica amb un botó i es pot editar després d'enviar-la. Una invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, pagament únic.