Invitacions d'esdeveniment corporatiu per a premsa

A dos quarts de deu del matí, a la porta de premsa, hi ha tres periodistes amb el mòbil a la mà i un sol codi QR enganxat en un full A4. El de la televisió va amb càmera i vol entrar abans. El del diari pregunta si el seu nom és a la llista. Tu ets a dins, acabant de muntar, i el telèfon no para de sonar. Les invitacions per a un esdeveniment corporatiu amb premsa no haurien d'acabar així.

Una invitació digital és una pàgina web, no un PDF. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els periodistes l'obren al navegador del mòbil sense instal·lar res. Aquí hi cap tot el que la porta de premsa necessita saber: qui entra, a quina hora i fins quan no pot publicar.

Invitacions d'esdeveniment corporatiu: les acreditacions, en una llista

L'enllaç és el mateix per a tothom. El que canvia és el que cada persona omple quan confirma. En comptes de perseguir respostes entre quaranta converses, les preguntes del formulari recullen el mitjà, el nom i la funció. Tot arriba en una llista ordenada dins la mateixa invitació.

• Un enllaç per a tothom: el periodista l'obre al mòbil i confirma des d'allà mateix.
• Preguntes del formulari configurables: mitjà, nom, funció, si ve una fotògrafa.
• Les confirmacions queden en una llista ordenada dins la invitació, no en quaranta xats.
• Porta de premsa mitja hora abans de l'inici oficial, amb una persona de contacte i un telèfon que es despenja.

La data d'alliberament, en una línia

L'embargament s'escriu amb data i hora: «lliure a partir del 14 d'octubre, a les 17.00». No «després de la ponència», perquè ningú no sap quan s'acaba la ponència. Pots tenir una escena pròpia, «Per a la redacció», amb el moment de publicació, la finestra d'entrevistes i el contacte de premsa. Són camps de text: si canvia l'hora, els edites i ja està.

Dues frases clares guanyen mitja pàgina de text legal: què es pot publicar, a partir de quan i qui confirma l'alliberament.

Si un periodista ha de trucar per saber quan pot publicar, la invitació no ha fet la seva feina.

Nova hora, mateix enllaç

Si l'11.00 es converteix en un 12.30 a la sala 3, l'enllaç no es mou. La redacció obre la mateixa pàgina i hi troba la versió nova: hora, lloc, mapa i codi de vestimenta actualitzats. No cal reimprimir res ni tornar a enviar sobres. Pots provar la invitació gratis, veure com queda abans de pagar i decidir després. Costa 29,99 EUR, un sol pagament.