Invitacions per a un esdeveniment corporatiu a París

Són les sis de la tarda, ets a l'hotel del 8è districte acabant de canviar-te i el mòbil no para. «A quina hora comencem?», «Vaig de vestir?», «On és exactament?». Tres preguntes que tens respostes des de fa setmanes i que ara reps una per una, mentre el cotxe t'espera a sota.

Un esdeveniment corporatiu a París no fracassa per la sala ni pel càtering. Fracassa en els detalls que algú va donar per sabuts. Això és el que has de fixar a la invitació abans d'enviar-la.

L'hora, amb minuts i per escenes

Un «al vespre» o un «després de la feina» són paraules que cadascú tradueix com vol. Si el còctel és a la terrassa i el sopar al saló, el convidat ha de saber quan es passa d'una cosa a l'altra. Escriu les hores amb minuts i dona un nom a cada moment.

• Escriu l'hora amb minuts: «19.00, còctel; 20.15, sopar». Un «al vespre» genera tants missatges com convidats.
• Si la porta es tanca, digues-ho: «accés fins a les 20.30» evita que algú arribi quan ja esteu tots asseguts.
• Separa les hores per escena: còctel a la terrassa, sopar al saló, últim ball a la 01.00. Cada tram amb la seva hora és una pregunta menys.
• Posa el dia de la setmana a la data: «dijous 12 de març» no s'oblida; un «12/03» sí.

El codi de vestimenta: «elegant» no vol dir res

Dues persones poden llegir «elegant» de maneres oposades: una es posa un vestit negre i l'altra uns texans foscos amb americana. Si vols un nivell concret, escriu la prenda.

Afegeix-hi una referència de color o de terra. Res de blanc si l'equip de sala va de blanc. Sabates de taló fi si el còctel és en un jardí de grava. I si la vestimenta canvia amb les hores, posa-ho també: «còctel a la terrassa, jaqueta recomanada a partir de les 22.00».

El que no està escrit a la invitació, algú ho preguntarà. I ho preguntarà a tu, en el pitjor moment.

Invitacions per a un esdeveniment corporatiu a París: el punt d'accés

«Ja t'enviaré la ubicació» converteix un convidat de fora en algú que arriba vint minuts tard. Un enllaç amb el mapa pesa més que tres missatges: qui ve de fora no distingeix una adreça del 8è d'una del 16è. A la invitació hi van l'adreça, la línia de metro més propera, l'aparcament i el codi de la porta si l'edifici en demana. I si cal acreditar-se a recepció, digues amb quin nom: en un acte d'empresa, un cognom mal escrit et deixa a la porta equivocada.

Confirmar sense obrir vint converses

El RSVP viu dins de la mateixa invitació i arriba en una llista ordenada. S'ha acabat el fil de WhatsApp amb «jo hi vaig», «crec que sí» i «puc portar algú?». Pots configurar les preguntes del formulari segons el que necessitis saber i deixar clar el termini: «confirmar abans de divendres 12». Qui no respon no es persegueix: la llista es consulta allà mateix on es va confirmar.

Fixa l'hora, el codi de vestimenta i el punt d'accés una sola vegada, i deixa que l'enllaç faci la resta. Una invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, es comparteix amb un enllaç o un QR i s'actualitza sense reenviar res. Els convidats no han d'instal·lar cap aplicació: obren l'enllaç al mòbil i confirmen des d'allà.