Invitacions per a esdeveniment corporatiu: el mapa de taules

Falten tres dies per al sopar de final d'any de l'empresa i el mapa de taules encara no existeix. Tens quaranta-dues confirmacions repartides entre el correu, dues trucades i un grup de missatgeria que va començar com a broma. Sobre la taula, una llibreta amb noms ratllats i un interrogant al costat de tres persones que han dit que potser sí.

El menú i el local ja estan decidits. El que et falta és saber qui seu amb qui. I això no es pensa la nit abans.

El mapa de taules comença a la llista de confirmats

Sense una llista neta d'assistents no hi ha plànol possible. Si els «sí» arriben repartits entre correu, trucades i missatges solts, acabes comptant caps la nit abans amb un paper i un bolígraf. Amb una invitació digital, les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada: quaranta-dos noms en una columna, al mateix lloc on es van apuntar, sense copiar i enganxar res.

• Tanca el recompte de confirmacions abans de decidir quantes taules necessites, no al revés.
• Compta també els «no». Un refús clar allibera una cadira, t'estalvia la taula d'onze i et deixa marge per reubicar qui avisa tard.
• Nomena les taules per número i sala («Sala Nord, taula 4»), mai per temàtica: ningú no recorda si era la taula «Innovació».
• Revisa si hi ha dues persones d'empreses competidores abans d'assignar seients, i posa un amfitrió al mig.

Primer els grups, després els números

Dibuixa el plànol per afinitat i per interès, no per ordre d'arribada. Si el teu director comercial s'asseu sol amb l'equip de suport, no parlarà amb ningú en dues hores. Reparteix amfitrions, un per taula, com es reparteix el pa: algú del teu equip a cada taula evita que la taula 5 es quedi mirant el mòbil entre plat i plat.

Deixa dues cadires lliures per sala, no per taula. Són el coixí per al proveïdor que es queda a sopar o per al client que arriba amb acompanyant. Reservar taules senceres «per si de cas» acaba amb sales mig buides i gent apretada en una cantonada.

Una invitació que ja tens al mòbil no es perd entre els correus. El plànol, tampoc.

Què pots canviar sense reimprimir res

Canviar l'hora del discurs del director general de les 20:00 a les 19:30, moure la sala, ajustar el codi de vestimenta o corregir una frase: els convidats veuen la versió actualitzada al mateix enllaç. Publiques una vegada i edites les vegades que calgui, sense sobres nous i sense tornar a enviar res a la llista sencera. Els convidats no instal·len cap aplicació: obren l'enllaç al navegador del mòbil, de l'ordinador o de la tauleta i responen des d'allà mateix.

Quan el paper encara guanya

És digital: no imprimeix ni envia paper. Si el director general vol emmarcar la invitació, l'opció sensata és un enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Per a la resta de l'equip, el paper és una cadira menys per confirmar: es perd, es queda al cotxe o acaba al fons de la bossa. L'únic requisit real és un dispositiu amb connexió.

Tria un disseny, prova'l gratis i personalitza el lloc, l'hora i la frase abans d'enviar l'enllaç a la teva llista. Quan el mapa de taules canviï, es canvia a la invitació i ningú no ha de tornar a confirmar res.