Invitacions per a un esdeveniment corporatiu al jardí botànic

Dilluns, nou del matí. Tres persones de l'equip de comunicació miren la pantalla amb el pressupost del jardí botànic obert. Preparen un esdeveniment corporatiu al jardí botànic: visita guiada a l'hivernacle, discurs de direcció i dinar a la terrassa, d'aquí a tres setmanes. Algú pregunta a quin grup de visita va, si el dinar és dins o fora i què passa si plou. Ningú no ho sap del cert: la informació viu en cinc fils de WhatsApp diferents.

Organitzar un esdeveniment corporatiu al jardí botànic no hauria de dependre de cinc converses. Una invitació digital amb enllaç propi ho ordena: una pàgina amb les hores, el punt de trobada i un formulari de confirmació que arriba en una llista, no en missatges solts.

L'agenda mana: primer les hores, després el disseny

Abans de triar tipografia, quadra el rellotge. Marca tres moments: arribada, inici de l'activitat i comiat. La resta de l'acte s'hi encaixa o no s'hi encaixa, i això es veu molt millor amb les hores escrites que amb una idea al cap.

• Tres hores clau: arribada, inici de l'activitat i tancament. Si el jardí tanca a les 19:00, l'últim brindís va a les 18:15, no a les 18:50.
• Durada real per bloc: visita guiada, discurs de direcció i dinar. Un taller de 30 minuts no hi cap si el grup camina 15 minuts fins a l'hivernacle.
• Deu minuts de marge entre zones. En un jardí botànic, anar del roserar a l'aula també forma part de l'acte.
• Cada hora amb el seu lloc exacte. No n'hi ha prou de dir «a la terrassa» si al recinte n'hi ha tres.

L'aforament es pregunta al jardí, no s'endevina

Demana per escrit l'aforament màxim del recinte i el de cada espai. L'hivernacle pot admetre 40 persones encara que el jardí sencer n'admeti 200, i el número que et serveix és el petit, no el gran.

Convida amb marge. Si la sala té 80 places, no llencis 80 invitacions exactes: publica l'enllaç i mira les confirmacions reals. Si el càtering o el material necessiten un nombre tancat, tanca el RSVP abans: confirmacions fins dijous per a l'acte de dilluns.

L'agenda, l'aforament i el pla B caben en un enllaç. El que no cap és haver-ho de repetir dotze vegades.

Pla B per pluja: el mateix enllaç, un altre punt de trobada

Tria un refugi cobert dins del recinte: l'hivernacle, una carpa o la sala de recepció. I apunta la direcció exacta del punt de trobada alternatiu, no només «a dins del jardí».

El pla B va publicat a la invitació des del primer dia, no en un correu a part. Si canvia l'hora, edites la invitació i el mateix enllaç mostra la versió nova. I el dia abans n'hi ha prou amb una frase: «Si plou, ens veiem a l'hivernacle a les 10:00».

Invitacions per a un esdeveniment corporatiu al jardí botànic que s'obren al mòbil

Comparteix l'enllaç pel correu intern, un QR a l'oficina o un missatge al canal d'empresa. Els empleats l'obren al navegador i responen des del mòbil, sense instal·lar res. Pots personalitzar les escenes amb fins a 6 fotos del jardí, el mapa, el codi de vestimenta i una frase de benvinguda, i configurar les preguntes del RSVP: nom, assistència i torn de visita guiada.

Passat el darrer brindís, l'enllaç segueix viu. Qui vulgui tornar a veure les fotos o els textos els té allà mateix, i si hi ha un canvi d'última hora s'edita i tothom veu la versió actualitzada. Send The Joy no imprimeix ni envia paper: si algú el vol en mà, el més pràctic és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses només per a qui les guardarà.

Si l'acte és en un jardí botànic, la invitació no pot ser un PDF perdut entre correus. Crea una invitació digital, prova-la gratis i publica un enllaç que els teus empleats obriran des del mòbil per 29,99 EUR.