Invitacions per a un esdeveniment corporatiu en hotel

Dimarts, nou del matí, al vestíbul d'un hotel. Sobre la taula de recepció hi ha dues llistes: un full imprès amb cognoms desordenats i un mòbil amb un full de càlcul obert. Arriba la primera convidada i tres persones miren el paper alhora. Algú acaba preguntant en veu alta com s'escriu el seu cognom. El cafè es refreda i la cua espera.

La culpa no és de qui hi ha darrere la taula. És de la llista. Si les confirmacions han anat arribant per correus, missatges i notes al mòbil, l'acreditació es converteix en un trencaclosques. Amb invitacions per a esdeveniment corporatiu en hotel, la llista surt ordenada des del principi i la porta del saló deixa de ser un examen.

L'acreditació comença a la llista, no a la porta

Abans d'enviar res, decideix quin camp identifica cada assistent: nom i empresa, o nom i càrrec. Un cop triat, mantén-lo igual fins al final. Si a recepció conviuen un Excel i una llista al mòbil d'algú altre, sempre hi haurà un cognom que es dirà malament.

• Nomena una sola persona responsable de l'acreditació al hotel i dóna-li la mateixa llista que surt del RSVP. Aquesta persona no hauria de preguntar a tres companys si la Marta és de finances o de legal.
• Si el hotel demana targetes o etiquetes, prepara només les de qui ha confirmat i deixa'n unes quantes en blanc. Així la taula de recepció no es converteix en un taller de manualitats.
• Vigila que el camp que identifica l'assistent surti sempre igual: nom i cognom, empresa. Sense abreviatures ni àlies interns que només entén una persona de l'equip.
• Munta la taula abans del primer cafè, no a l'hora exacta de la benvinguda. Si la cua arriba al passadís, el primer brindis es fa esperar.

El RSVP ha de cabre a la butxaca

Un directiu confirma des del taxi, amb el polze. Si li envies un PDF per descarregar, omplir i tornar a enviar, no ho farà. L'enllaç s'ha d'obrir en qualsevol navegador i respondre's en dos tocs, sense instal·lar cap aplicació.

Configura només les preguntes que faràs servir de debò: confirmació, nom, empresa o càrrec. Com menys camps obligatoris, més respostes útils i menys formularis a mitges. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no cal reconstruir res amb captures de pantalla.

Si la llista és la mateixa a l'ordinador i a la porta, l'acreditació dura deu segons.

Per què una invitació digital encaixa en un esdeveniment corporatiu en hotel

Send The Joy ven invitacions digitals: una pàgina web pròpia per a l'esdeveniment, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats responen des del mòbil o des de la tauleta del mostrador sense instal·lar cap app. Costa 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció, i inclou fins a 6 fotos pròpies, música i les preguntes de RSVP que configuris. Si el lloc canvia dins del hotel, del Saló Goya a la terrassa, edites i el mateix enllaç ja mostra la versió nova: no reenvies res ni tornes a imprimir. La web està en set idiomes (català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany) i el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma, cosa pràctica si tens convidats de fora. Prova el disseny gratis i publica la invitació quan la tinguis clara.