Invitacions per a un esdeveniment corporatiu en hivernacle

Queden tres setmanes per al sopar de l'empresa i tens quaranta missatges sense respondre. A quina hora s'ha d'arribar? Què ens posem? Es pot aparcar a prop? El lloc ja està decidit: un hivernacle, amb taules llargues entre les plantes i llums penjades entre les bigues. El que encara no està resolt és com ho expliques a cinquanta persones sense repetir el mateix missatge quaranta vegades.

Una invitació per a un esdeveniment corporatiu en hivernacle ha de fer tres coses: dir quan comença cada moment, deixar clar què s'hi ha de portar i recollir les confirmacions sense que hagis d'anar darrere de ningú. Tot això cap en un sol enllaç que els convidats obren des del mòbil.

El programa evita cent missatges

La primera pregunta que arriba sempre és la mateixa: «a quina hora és?». Quan les hores són a la invitació, aquesta pregunta desapareix. Escriu el programa amb moments concrets i no amb frases genèriques. Per exemple: recepció a les 19:00, volta per l'hivernacle a les 19:30, sopar a les 21:00, comiat a les 23:30. Si el director diu unes paraules a les 21:45, posa-ho també: qui vulgui sentir-les, les sentirà, i qui vulgui arribar just per al brindis sabrà quan ha de ser allà.

• Hora d'arribada a la primera pantalla i hora de comiat, sense haver-les de buscar.
• Cada moment amb el seu nom: benvinguda, volta per l'hivernacle, sopar, brindis, comiat.
• A quina hora comencen els parlaments, perquè ningú no se'ls perdi.
• Com arribar-hi: aparcament, quina porta i si es pot venir amb transport públic.

El codi de vestimenta, amb exemples

«Etiqueta de jardí» no diu res a ningú. «Smart casual» tampoc no és clar per a tothom qui ho llegeix. La solució és senzilla: dona exemples concrets just sota el nom del codi. Vestit midi, camisa de lli sense americana, pantalons de cotó, sandàlies planes o sabates tancades. Amb dues línies n'hi ha prou i t'estalvies la ronda de consultes.

I explica el perquè. Dins d'un hivernacle la temperatura pot pujar al migdia i baixar quan es fa fosc, i el terra pot estar humit o ser de grava. Una capa fina que es pugui treure funciona millor que un vestit de tres peces. Quan l'hoste entén el motiu, no discuteix el codi: l'aplica.

L'hivernacle ja porta la decoració posada. La invitació només ha de dir el que és pràctic: quan, on, què em poso i com confirmo.

RSVP sense perseguir ningú

Amb una invitació digital les confirmacions arriben soles, en una llista ordenada dins de la mateixa invitació, i tu tries què preguntes al formulari. No cal anar darrere de ningú per WhatsApp. Si canvies l'hora, el lloc o el codi de vestimenta, edites i l'enllaç continua sent el mateix: els convidats veuen la versió actualitzada i no has de reenviar res. És una pàgina web pròpia, no un PDF, i s'obre des del mòbil sense instal·lar cap app. Costa 29,99 EUR per invitació, amb pagament únic, i inclou fins a 6 fotos teves, música i totes les escenes desbloquejades. I si algú prefereix el paper, el sensat és imprimir unes quantes còpies per a qui les vulgui guardar. Crea-la i passa l'enllaç.