Invitacions per a un esdeveniment corporatiu híbrid

Quaranta persones a la sala i una vintena connectades des de tres ciutats. El dia abans, la ponència inaugural es trasllada a la sala gran. Qui va rebre el PDF imprès no ho sap. Qui va rebre el correu amb l'hora antiga, tampoc. Les invitacions per a un esdeveniment corporatiu híbrid no haurien de dependre de dos canals que no es parlen entre ells.

La solució no és cap aplicació ni un PDF més bonic. És una pàgina web pròpia de l'acte: s'obre a qualsevol navegador, es comparteix amb un enllaç o un codi QR i es pot editar un cop enviada. Ningú no ha d'instal·lar res, ni a la sala ni des de casa.

Una sola porta per a l'esdeveniment corporatiu híbrid

El mateix enllaç serveix per al QR que penges al faristol de l'entrada i per al correu que obre qui es connecta des de la seva taula a Lisboa. No hi ha un document per als de la sala i una altra cosa per als de remota. Hi ha una invitació, i tothom hi entra pel mateix lloc. Si uns reben una targeta i els altres un PDF, ja has creat dos actes: dues versions, dos horaris i dues converses.

• Un únic enllaç que funcioni igual des del mòbil del director i des del portàtil de casa.
• La mateixa frase de benvinguda per a la sala i per al streaming, perquè ningú se senti a la versió B.
• L'hora local ben visible a cada bloc del programa del dia.
• Una pregunta a la confirmació que separi assistència presencial de connexió remota.

L'hora canvia i l'enllaç no

A les 9.40, la ponència d'obertura es trasllada a la sala gran. Edites el text i qui ja havia obert la invitació veu la versió nova. No reenvies res ni avises ningú per WhatsApp. El canvi arriba sol, perquè l'enllaç no s'ha mogut.

El mapa, el codi de vestimenta i l'enllaç d'emissió viuen al mateix lloc, així que ningú no ha de preguntar per on s'entra. Amb paper això no funciona: dues-centes targetes amb l'hora antiga són dues-centes targetes que ja no serveixen per a res.

Si mitja sala mira la pantalla i l'altra meitat és a la pantalla, la invitació ha de ser la mateixa per a tots dos.

El RSVP que distingeix sala de sofà

Configura una pregunta concreta a la confirmació: «véns a la sala o et connectes?». Així saps quantes cadires muntar i a qui li toca l'enllaç d'emissió. Les respostes arriben en una llista ordenada dins la mateixa invitació, no repartides entre tres fils de WhatsApp i dos correus.

Set idiomes, un botó i el mateix enllaç

Un equip amb seu a Berlín i filial a Milà no necessita tres versions del mateix acte: el contingut de la invitació es configura per idioma. La portada porta la foto de l'equip real, no una sala buida, i la pantalla següent és el programa del dia amb les seves hores. Cada escena té els seus textos i les seves fotos, així que la benvinguda del director i l'agenda no competeixen al mateix bloc.

Publicar és un botó. Arriba l'enllaç i, l'endemà, canvia el patrocinador que obre l'acte: edites i el mateix enllaç segueix viu, sense reimprimir ni enviar sobres. Si algú del comitè vol paper per guardar, la sortida sensata és combinar: enllaç per a tothom i unes poques còpies impreses. Comença la teva invitació en mode prova, sense pagar, i decideix després si t'encaixa.