Invitacions d'esdeveniment corporatiu: fira de benestar

El dimecres a la tarda arriba un correu amb l'assumpte «Fira de benestar». Dins hi ha un cartell amb sis activitats i cap hora. La Marta hi llegeix «ioga, sala 2» i es queda parada: no sap si ha de portar estoreta, si queden places ni si pot sortir de la reunió per anar-hi. Al final no confirma res i ho pregunta pel passadís a qui passa. Aquesta sensació de dubte és exactament el que volem evitar amb unes invitacions per a una fira de benestar corporativa ben fetes.

No cal complicar-se. Només cal dir quan, on i si és voluntari. Així es munten unes invitacions per a un esdeveniment corporatiu: amb l'hora de cada sessió, la sala concreta i un enllaç per apuntar-s'hi. L'objectiu és que tothom ho entengui a la primera i que ningú hagi de preguntar res a ningú. Una invitació ben feta és, sobretot, una agenda clara.

La invitació no és una ordre: és una agenda clara

Si escrius «ioga a les 9:00» sense sala, sense durada i sense aclarir si és voluntari, l'empleat ho llegirà com una tasca més de la feina. La invitació ha de respondre tres coses de cop: quan, on i si pot dir que no. Amb això ja evites molts dubtes abans que apareguin.

• Posa a la portada la data, l'hora d'inici i de final, el lloc exacte i si es pot assistir en horari laboral.
• Digues clarament si la sessió és voluntària o obligatòria; no ho deixis a la interpretació de cadascú.
• Exemple concret: «Sessió de ioga de 30 min. Sala 2. Places limitades. Inscripció en aquesta mateixa invitació».
• Cada escena de la invitació pot portar els seus propis textos: una per a la xerrada, una per al taller pràctic.

Què vol saber l'empleat abans de dir sí a la fira de benestar

Abans de confirmar, la gent vol saber si ha de portar alguna cosa i quant durarà la sessió. Si és una xerrada de 15 minuts, digues-ho. Si és un taller pràctic de 45 minuts, també. I si no cal portar res, escriu-ho igualment: «vine com estàs» també és una resposta útil. Un format clar respon més preguntes que qualsevol text llarg.

Afegeix un mapa o un enllaç al lloc exacte dins de l'edifici. Un punt de trobada clar estalvia missatges el mateix dia preguntant per on es va. I deixa escrit què cal portar: roba còmoda, aigua, estoreta o res de res.

Una invitació clara no convenç ningú de fer ioga, però evita que algú arribi a la sala equivocada.

El RSVP i els canvis, des del mateix enllaç

Configura una pregunta simple: «Véns?» i, si vols, «A quina sessió?». Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, sense perseguir ningú pel WhatsApp. No cal instal·lar cap aplicació: l'empleat obre l'enllaç al navegador del mòbil i confirma en uns segons. I si el taller de meditació canvia de sala, edites la invitació i l'enllaç continua sent el mateix: tothom veu la versió actualitzada quan l'obre. No hi ha cartells per imprimir ni correus per reenviar. Tria un disseny, prova'l gratis i comprova que tot s'entén abans d'enviar-lo.