Invitacions per a un esdeveniment corporatiu en estadi

Són les set de la tarda, la gent ja és a la porta 14 i el teu mòbil no para de sonar amb la mateixa pregunta: per on s'entra? Quan prepares invitacions per a un esdeveniment corporatiu en estadi, el problema no és el disseny ni el càtering. És que algú ha aparcat al costat nord, algú altre va al palco lateral i el club acaba d'avançar l'obertura de portes mitja hora.

Un estadi no es complica per la decoració. Es complica per tres dades: porta, sector i hora d'accés. Si aquestes tres dades no són a la invitació, les contestaràs tu, una per una, des de la mateixa cua.

Porta, sector i hora: el text que més es llegeix

«Porta 14, sector B, accés de 18:30 a 19:15» orienta. «Accés a partir de les 18:30» deixa el convidat triant porta i trucant a l'empresa des de la fila. Si el recinte té anells o zones separades, cal dir com s'arriba a cadascuna: qui aparca al costat nord no entra per la mateixa porta que qui va al palco lateral. I al costat de l'hora, el nom complet del recinte i la ciutat, encara que tu el diguis pel sobrenom intern.

• Porta exacta, sector i franja horària d'accés, no només l'hora d'inici.
• Nom complet del recinte i ciutat, no el sobrenom que feu servir a l'oficina.
• Com s'hi arriba: metro o bus més proper, taxi, pàrquing i per quina porta s'entra caminant.
• Un contacte de l'empresa per a les incidències del dia.

L'enllaç que canvia l'hora sense reenviar res

Si el club endarrereix l'obertura de portes a les 19:00, edites la invitació i el mateix enllaç ja mostra l'hora nova. Ningú no rep un segon missatge ni un correu de correcció. Amb una invitació impresa, un canvi de porta vol dir reimprimir i tornar a repartir sobres.

Aquí no: corregeixes el text i el QR que ja circula continua sent vàlid. Pots canviar hora, lloc, mapa, codi de vestimenta o una frase, i els convidats veuen la versió actualitzada quan obren l'enllaç. El convidat no instal·la res: obre l'enllaç al mòbil, a la tauleta o a l'ordinador i confirma des del navegador.

La invitació d'un esdeveniment en estadi ha de respondre tres preguntes abans que ningú les faci: per on entro, on m'assec i a quina hora.

El RSVP que no es perd entre stickers de WhatsApp

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. No cal comptar «jo vinc» entre missatges de grup un divendres a la tarda. Les preguntes del formulari es poden configurar: nom complet, àrea o empresa i si ve amb acompanyant, per saber quants seients reservar.

Amb la llista tancada pots passar el número definitiu a qui munta el càtering o prepara les acreditacions, sense obrir un full de càlcul a última hora.

Vestimenta, arribada i qui atén les incidències

Un codi de vestimenta concret —«trajo fosc, sense corbata» o «sabatilles, que anem a la gespa»— evita que mitja plantilla arribi amb texans a la foto de grup. I si la teva plantilla té seus en dos països, la web és en set idiomes i el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma: ningú no rep una invitació en una llengua que no llegeix.

Deixa també un contacte de l'empresa per a incidències del dia —«si arribes tard, avisa aquest número»—, perquè la porta d'un estadi no és un lloc on buscar per internet.

Abans de tancar la llista de convidats, revisa que la invitació digui porta, sector i hora: és l'únic que el convidat no pot endevinar per compte propi. Amb una invitació digital de 29,99 EUR tens una pàgina pròpia, editable després d'enviar-la i amb les confirmacions a dins.