Concurs de talents: invitacions per a esdeveniment corporatiu

Dimecres a la tarda, algú envia una imatge al grup de l'oficina: «Concurs de talents, dijous». I poca cosa més. Moltes invitacions per a un esdeveniment corporatiu neixen mortes en aquest missatge: no diuen a quina hora, no expliquen què s'hi pot fer i no pregunten qui s'hi atreveix. El dijous, a les 18:15, hi ha vuit cadires ocupades, tres persones que havien dit que pujarien a l'escenari i un jurat mirant el rellotge.

El que falla no és el concurs. És el que cadascú ha entès abans de sortir de la feina. Amb una foto i una data, tothom s'imagina la nit a la seva manera, i normalment se la imagina més avorrida del que acabarà sent.

El primer error de les invitacions per a un esdeveniment corporatiu: sonar a examen

Si la invitació diu «participació obligatòria», la gent s'apunta a última hora o desapareix sense dir res. Ningú no vol cantar davant del seu cap perquè toca. Canvia el to i el comportament canvia.

• Canvia «participació obligatòria» per «puja a l'escenari qui vulgui: hi ha premi al més valent».
• Un assumpte com «Concurs de talents obligatori» s'ignora. Millor «Nit de talents: apunta-t'hi o vine a animar».
• Digues en una línia que val cantar, imitar, ballar o explicar un acudit dolent. Sense exemples, qui no es considera artista no s'hi apunta.
• Aclareix si cal preparar alguna cosa o si n'hi ha prou de pujar i improvisar. La incertesa espanta més que la vergonya.

Un RSVP que no pregunta qui s'atreveix

Un formulari de sí o no et diu qui ve, però no qui participa. Són dues coses diferents i et calen totes dues: una per muntar l'ordre de les actuacions, l'altra per decidir si hi haurà prou públic assegut.

Amb les preguntes de confirmació configurades pots demanar «Et puges a l'escenari?» i «Quin talent prepares?». Així evites que tres persones facin el mateix playback i que el jurat hagi de triar entre dos números idèntics. Les respostes arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada. No cal anar a buscar ningú pel WhatsApp.

La invitació no és un cartell amb hora

Posar «dijous a la tarda» en un cartell és demanar que et preguntin per WhatsApp. Si el concurs comença a les 18:00 i la invitació només diu «després de la feina», la gent arriba a les 19:00 i el jurat mira el rellotge. Amb una invitació digital passa el contrari: si mous l'hora, el lloc o el mapa, l'enllaç continua sent el mateix i tothom veu la versió actualitzada. No hi ha cartells a corregir ni missatges de «perdona, era una altra hora».

Cada escena es pot personalitzar amb textos i fotos pròpies, fins a sis, i amb música. Si tries una cançó que sonarà també durant el concurs, els participants l'assagen sense adonar-se'n.

Si la invitació explica el concurs i pregunta qui s'hi apunta, no hauràs de perseguir ningú després.

El públic també competeix

Si només escrius als participants, la resta de l'equip pensa que no hi pinta res i no ve. Afegeix un premi del públic —aplaudiments o votació secreta— i converteix la sala en una part del joc. Una foto de l'última celebració amb un «vine a riure» funciona millor que una nota interna amb lletra petita. Munta el concurs de talents a l'oficina dins la invitació, prova el disseny gratis i publica l'enllaç: l'escenari i el públic ja hi són.