Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb check-in per cognoms

Són les set de la tarda i a la taula de recepció hi ha una carpeta amb fulls impresos i tres persones buscant el seu cognom amb el dit. Una l'ha dit dos cops i encara no el troben. La cua arriba fins a la porta i la resta dels convidats esperen dempeus. Amb una invitació digital d'esdeveniment corporatiu, aquest moment no existeix.

El convidat no instal·la res. Obre un enllaç al navegador del mòbil, hi veu l'hora, el lloc i el mapa, i confirma des de la mateixa pantalla. Quan arriba a la porta, el seu cognom ja és a la llista, en ordre.

El check-in d'una invitació d'esdeveniment corporatiu comença quan envies l'enllaç

La invitació és una pàgina web amb enllaç propi. El pots enganxar al xat de l'equip, enviar-lo al correu de convocatòria o convertir-lo en un QR en un cartell al costat de la porta. Cada persona obre el seu. No hi ha compte, ni contrasenya, ni descàrrega: només un enllaç que s'obre al navegador.

• Un enllaç únic i un QR a l'atril, per si algú no troba el missatge a la safata d'entrada.
• Dos cartells a la taula: «Cognoms A–L» i «Cognoms M–Z».
• Una tauleta o un portàtil amb la llista de confirmacions oberta i ordenada.
• Una persona amb el mòbil carregat per editar l'hora o el mapa si alguna cosa canvia a última hora.

El cognom ordena la fila millor que el número de taula

Una cua de 120 persones es converteix en dues cues que avancen de pressa. Dues cartells i prou: «Cognoms A–L» i «Cognoms M–Z». Si l'esdeveniment reuneix diverses empreses, ordena primer per empresa i després per cognom. Cada assistent sap a quin bloc ha d'anar i la taula deixa de ser un coll d'ampolla.

A la mateixa invitació pots canviar l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta quan vulguis. L'enllaç continua sent el mateix i qui l'obri veu la versió actualitzada. Si a les sis de la tarda el proveïdor avisa que la sala canvia de planta, ho corregeixes des del navegador i els qui ja havien confirmat ho veuen de seguida. No hi ha sobres per reenviar ni targetes per llençar.

Una fila ordenada per cognom és el primer que nota un convidat d'un esdeveniment d'empresa.

Un esdeveniment, tres idiomes, una sola invitació

La web és en set idiomes —català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany— i el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma. En una oficina amb equips en dos països, cadascú obre la invitació en el seu idioma i confirma al mateix formulari, així que la llista de recepció no es duplica. Si el teu proper esdeveniment d'empresa té 40 o 400 assistents, la diferència entre una cua i un check-in fluid està en com s'envia la invitació. Prova la portada gratis, personalitza escenes i textos, i publica l'enllaç abans de la primera reunió de coordinació.