Esdeveniment corporatiu a Berlín: invitacions sense paper

Cinquanta persones han confirmat i la sala ha canviat. El Loft Kreuzberg ja no està lliure i la trobada anual de l'equip passa a la Sala Ost. Si haguessis imprès 120 invitacions amb el plànol antic, tindries un problema: sobres enviats amb el lloc equivocat, un correu de rectificació i gent arribant a una porta que no és la bona.

Amb una invitació digital canvies el lloc i el mapa, i el mateix enllaç passa a mostrar la versió bona. La resta és decidir quatre coses abans de publicar: com arriba la invitació, com es veu, com responen els convidats i què fas si alguna cosa canvia.

L'enllaç substitueix el sobre

Amb 120 assistents no hi ha sobres per omplir. Tens una pàgina pròpia de l'esdeveniment i la comparteixes amb un enllaç, un codi QR o un missatge, pel canal que ja fa servir l'oficina: el correu intern, Slack o un missatge directe. Ningú no ha d'instal·lar cap aplicació: s'obre al navegador del mòbil i es respon des d'allà. Detall que compta quan mitja llista ve de fora i aterra el mateix dia.

• Si canvies l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta després d'enviar-la, l'enllaç continua sent el mateix i els convidats veuen la versió actualitzada.
• No cal reimprimir res ni tornar a enviar sobres, i tampoc no has d'avisar ningú perquè es miri la invitació un altre cop.
• Prova el disseny gratis abans de decidir: en mode prova edites la portada sense pagar; en comprar es desbloquegen totes les escenes de la invitació.
• Envia't l'enllaç a tu mateix i obre'l al mòbil. És la prova més ràpida que pots fer abans de passar-lo a 120 persones.

Invitacions per a un esdeveniment corporatiu a Berlín: primer la paleta, després el disseny

Comença fixant la paleta de l'acte —el blau de la marca sobre fons clar, per exemple— i tria el disseny després. Si ho fas al revés, acabes amb una invitació que no lliga amb la lona de l'entrada. A Joy Studio, l'editor del navegador, cada dada va al seu propi camp: ròtul, noms, data, frase i lloc. El comptador de caràcters evita que un càrrec llarg com Head of Corporate Communications DACH trenqui la línia del nom al mòbil.

Pots pujar fins a sis fotos teves: la façana de la seu a la portada, la sala ja muntada i una imatge de l'equip de l'any passat. S'encuadren soles dins el marc, pots marcar quina fa de portada i substituir qualsevol foto més endavant. La vista prèvia s'actualitza a l'instant, sense recarregar la pàgina.

Un enllaç i prou: canvies l'hora i tothom veu la versió bona, sense reenviar res.

RSVP: una llista ordenada, no un grup de WhatsApp

Configura les preguntes del formulari abans de publicar. Amb el nom, l'empresa i una casella lliure ja saps qui entrarà per la porta. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, així que no has de reconstruir res a mà ni perseguir respostes per missatge. El dia de l'acte obre la invitació des del teu mòbil i mira qui ha dit que sí mentre prepares la taula de registre.

Quan sí que val la pena imprimir quatre còpies

Send The Joy és digital: no imprimeix ni envia paper. Si direcció vol el record enmarcat, la sortida sensata és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà. Tots els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; per a qui no mira el correu, una trucada i l'enllaç resolen la confirmació. I si a la llista hi ha gent de Madrid, Milà i Varsòvia, el contingut es pot configurar per idioma: rètol en alemany per a l'equip local, text en anglès per als internacionals. Si el teu proper acte a Berlín necessita una invitació que s'actualitzi sola, tens una pàgina llesta per editar aquesta mateixa tarda.