Invitacions per a esdeveniment corporatiu a Barcelona

Arriba a recepció a les nou del matí, amb l'abric al braç, i obre l'enllaç per comprovar si el seu nom és a la llista. Si el que troba és un «Benvinguts a l'esdeveniment» en lletra gran, no sap si hi pot entrar, per on ni a quina hora comença l'acte. Una invitació corporativa fa una altra feina: diu qui entra, a quina hora i amb quina acreditació.

Es pot muntar en una tarda i no cal reimprimir res. Aquestes són les decisions que importen, en l'ordre en què les prendries.

Invitacions per a esdeveniment corporatiu a Barcelona: primer qui entra, després el color

El color i la tipografia es trien després. El primer és el nom de la persona i l'empresa on treballa, perquè és el que mira a les nou del matí. Després, les dades que necessita per arribar i per saber què passarà.

• Obre la invitació amb el nom i l'empresa de qui arriba: és el que busca a les nou del matí. Un «Benvinguts» gran no li diu si és a la llista.
• Separa l'hora d'obertura de portes de l'hora d'inici: «Acreditació 18.30 h · Discurs 19.15 h». Amb una sola hora, qui arriba puntual es perd el primer brindis.
• Marca el punt exacte d'accés: porta, planta i sala («Torre, planta 12, sala Mirador»). A Barcelona hi ha seus amb diverses entrades i no totes serveixen per al teu acte.
• Afegeix el codi de vestimenta i què ha de dir o ensenyar l'assistent a acreditació, perquè ningú no ho hagi de preguntar a la porta.

L'enllaç s'obre al taxi; el full de càlcul, no

L'invitat toca l'enllaç i s'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar cap aplicació. A la mateixa pantalla hi té l'hora, el mapa i el codi de vestimenta.

El mapa dins la invitació estalvia el «és al 22@ o al Fòrum?» de les sis i quaranta, amb el mòbil en una mà i l'abric a l'altra. També pots pujar fins a sis fotos teves: la façana de la seu, la sala on serà el sopar, l'equip que rep a la porta. S'encuadren soles i pots canviar la portada quan vulguis.

Canviar l'hora no obliga a reenviar res

Si el còctel passa de la terrassa a la sala perquè plou, edites la invitació i l'enllaç continua sent el mateix que ja circula pel correu. Pots canviar hora, lloc, mapa, codi de vestimenta o una frase sense reimprimir ni tornar a enviar res: qui obre l'enllaç veu la versió actualitzada.

Si l'invitat ha de preguntar per on s'entra, la invitació encara no ha fet la seva feina.

Les confirmacions arriben dins la invitació

Les respostes cauen en una llista ordenada dins la mateixa pàgina: qui és a recepció sap quantes cadires calen per al sopar sense obrir cap xat. Les preguntes del formulari es configuren, així que pots demanar nom, empresa i si es queda al còctel posterior, i res més. Prova el disseny en mode prova, personalitza rètol, hora, lloc i preguntes de confirmació, i publica amb un botó: 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció. Quan l'agenda canviï el dia abans, l'enllaç serà el mateix per a tothom. I ho diem clar: això és digital i no imprimeix paper. Si el comitè vol unes còpies per al president o per al llibre de signatures, el més sensat és combinar-les amb l'enllaç.