Invitacions per a un esdeveniment corporatiu amb streaming

Dilluns a les set de la tarda. La sala gran està reservada, el ponent ha confirmat i algú pregunta al fil de correus si l'acte és a la sala gran o a la petita. Al mateix fil, una assistent de Bilbao busca l'enllaç per connectar-s'hi des de casa. Dues preguntes, un sol acte i cap resposta clara.

Les invitacions per a un esdeveniment corporatiu amb streaming resolen això amb una pàgina web pròpia: l'adreça de la seu, l'enllaç d'emissió, l'hora i les confirmacions conviuen en un sol lloc. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i ningú no ha de rebuscar en un correu antic.

L'enllaç és la porta de la sala

Qui ve presencialment i qui es connecta des d'una altra ciutat reben exactament el mateix enllaç. Dins la invitació hi conviuen l'adreça de la seu, l'enllaç de streaming i l'hora d'inici, sense cap PDF adjunt que es perdi entre respostes. El mateix enllaç serveix per al públic, per a l'equip intern, per als ponents i per al proveïdor d'emissió: qui l'obre al mòbil i qui l'obre al portàtil veuen la mateixa pàgina, en qualsevol navegador i sense instal·lar cap aplicació.

• Hora amb dos fusos al camp de la data: 18:00 (Barcelona) / 11:00 (Ciutat de Mèxic).
• Enllaç de streaming enganxat just sota l'adreça de la seu, al mateix bloc.
• Pregunta de confirmació: «véns a la sala o et connectes en línia?».
• Mapa de la ubicació i codi de vestimenta, només per a qui hi assisteix presencialment.

Una invitació corporativa amb streaming per a dos públics

Digues al text què val per a cadascú. Codi de vestimenta per a qui va a la sala i una línia que aclareixi que des de casa no cal. Així la pregunta es resol abans que algú l'escrigui. I configura les preguntes del formulari de confirmació per distingir assistència presencial de connexió en línia: saps quantes cadires muntar i a qui has d'enviar l'enllaç d'emissió el mateix dia.

Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada. S'ha acabat el «jo hi vinc» perdut entre memes i bons dies. Qui obre l'enllaç respon des del mòbil al mateix lloc on ha llegit l'hora, i tu no has de perseguir ningú per tancar números. Si et cal, pots demanar nom i empresa camp per camp.

Un enllaç que no caduca val més que deu correus recordant l'hora.

Canviar l'hora no obliga a reenviar res

Editar és tornar a obrir la invitació: canvies data, lloc, mapa, codi de vestimenta o frase, i publiques. L'enllaç no canvia i qui l'obri veurà la versió actualitzada. Pensa també en la foto de portada: pots començar amb la sala abans del muntatge, amb les cadires encara apilades, i substituir-la després per una imatge real de l'acte. Fins a sis fotos pròpies, música i textos per camps, tot dins la mateixa pàgina.

Dues coses que val la pena dir clar. És digital: no imprimeix ni envia paper. Si el comitè vol unes còpies per a l'arxiu o per a la taula d'acreditació, la combinació sensata és un enllaç per a tothom i unes quantes impressions per a qui les guardarà. I els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió: si al teu públic hi ha perfils poc digitals, deixa un telèfon de contacte per a dubtes.

Una invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, amb pagament únic. Publiques quan publiques, l'enllaç és el mateix i els convidats veuen sempre la versió bona. El teu acte ja té enllaç; només li falta el disseny.