Invitacions per a esdeveniment corporatiu: les al·lèrgies

Són dos quarts de nou del vespre d'un dijous. Tens seixanta convidats apuntats al sopar d'empresa i, entre vuitanta missatges de «jo hi vinc», un que deia «jo sense gluten» ha quedat enterrat tres pantalles més avall. Demà al matí el càtering et demanarà números i tu no sabràs quants plats sense gluten calen ni per a qui.

La cuina no és el problema. El problema és el canal. Les al·lèrgies i les intoleràncies no viuen bé dins d'un grup de WhatsApp, on tot es barreja amb canvis d'hora i fotos del local. Una invitació digital no les recollirà —no està feta per a això—, però pot ordenar tota la resta perquè el teu canal per a al·lèrgies no s'embruti.

L'al·lèrgia que es perd al grup de WhatsApp

Un «jo sense gluten» entre vuitanta «confirmo» desapareix en dues hores. L'endemà al matí ningú no recorda si parlava del menú, del postres o de la salsa. I un àudio de quaranta segons no és una dada que puguis passar a la cuina: necessites nom, cognom i què li passa exactament a aquella persona. Si el canal de les al·lèrgies és el mateix que el del dia a dia de l'event, qualsevol canvi d'hora enterra l'al·lèrgia tres pantalles més avall.

• «Sense gluten» no és el mateix que «celiaquia»: demana la paraula exacta en lloc de la interpretació.
• Nom i cognom al costat de cada restricció, mai «el de finances» ni «la noia del fons».
• Una sola persona de l'equip passa la llista tancada al càtering.
• Confirmar assistència i declarar restriccions són dos passos separats.

Una invitació d'esdeveniment corporatiu en paper no s'actualitza

El dia que el saló canvia de planta o que el menú canvia, tens seixanta targetes dient la versió vella i cap avís clar de quina és la bona. Imprimir «menú: carn o peix» i prou deixa fora qui no en pot menjar cap dels dos, i aquesta persona no sempre aixeca la mà davant del seu cap.

Si el sopar passa de dos quarts de nou a les nou, reenviar seixanta missatges d'un en un no és un pla: és una hora de feina que no et torna ningú. Amb una invitació digital canvies l'hora, el lloc o el mapa al Joy Studio i el mateix enllaç ja mostra la versió actualitzada. Qui l'obri el mateix dia llegeix la dada correcta; qui miri una captura de pantalla de fa tres setmanes, no.

Un «sense gluten» al grup no és una dada per al càtering. Deixa les al·lèrgies en un canal i posa la invitació a fer la feina avorrida.

Sense noms, el càtering cuina a cegues

«Som uns cinquanta» no diu res a la cuina: cal saber quants plats de cada tipus i per a qui, amb nom i cognom. Deixa un únic canal per a al·lèrgies i intoleràncies —un formulari o un correu amb un assumpte clar— i anuncia'l dins la invitació: «qualsevol intolerància, escriu-nos abans del dia X». Les confirmacions, millor en una llista dins de la mateixa pàgina que no en un grup on es perden. La invitació digital no recull al·lèrgies i no les ha de recollir: s'encarrega de la data, l'hora, el lloc, el mapa i la frase que vulguis afegir, sempre en la versió vigent. Prova la teva gratis i deixa que l'enllaç faci la feina avorrida.