Invitacions per a un esdeveniment corporatiu al cinema

Queden deu dies per a la presentació de resultats i algú escriu al grup: «On és, exactament?» Tens la sala reservada, l'hora apuntada en un correu de fa tres setmanes i la invitació penjada en un fil de missatges que ja ningú no llegeix. Acabes responent el mateix tres vegades, i l'endemà torna a preguntar una altra persona.

No cal un text més llarg ni un correu amb deu paràgrafs. Cal tenir les invitacions d'un esdeveniment corporatiu al cinema amb la sala, l'hora i el mapa en un sol lloc: una invitació digital d'empresa que es comparteix amb un enllaç i s'actualitza sense tornar a enviar res.

Les invitacions d'un esdeveniment corporatiu al cinema: primer la sala i l'hora

Abans de triar tipografia, tanca la part de la sala. Pregunta si l'acte és només la projecció o si després hi ha còctel: quan hi ha dos moments, la invitació els ha de mostrar per separat i amb una hora de final aproximada. I demana el nom exacte de la sala, perquè «Sala 4» i «Sala Blava» no són el mateix i la gent acaba preguntant a la taquilla.

• Decideix si l'acte és només projecció o projecció més còctel: si hi ha dos moments, han d'aparèixer separats i amb una hora de final aproximada.
• Demana a la sala el nom exacte (Sala 4, Sala Blava) i escriu-lo igual a la invitació. Així ningú no busca una porta que no toca.
• Separa l'hora d'obertura de portes de l'hora d'inici de la projecció. Si van 30 minuts de diferència, el convidat ha de veure les dues per no arribar corrents.
• Comprova l'accés: l'entrada de vianants i la del pàrquing sovint no coincideixen, i el mapa ha de portar a la que toca.

El rètol no és el logo: com omplir els camps

Al rètol hi va el motiu de la trobada —presentació de resultats, sessió d'equip—, no el nom de l'empresa, que ja es llegeix a la resta del text. I data, hora i lloc van en camps separats: així el convidat llegeix «Dijous 12 de març, 19:00, Cines Nord, Sala 4» d'una ullada des del mòbil.

Una foto de portada val més que tres de decoratives. La façana del cinema o la sala buida situen el convidat abans que obri la invitació. Si dubtes, tria la que respon «on vaig?» i no la que queda més bonica.

Canvia l'hora? L'enllaç segueix sent el mateix

Si la sala et confirma les 19:30 i no les 19:00, edites el camp i els convidats veuen la versió nova sense rebre cap segon missatge. Passa el mateix amb el mapa o el codi de vestimenta: es canvia dins de la mateixa invitació i ningú no ha de reenviar res.

Amb la sala i l'hora fixades, la feina difícil ja està feta: només queda mirar qui ha confirmat.

Confirmar dins la invitació, no en cinc fils

Les respostes arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació, i veus qui ve i qui no sense fer recompte a mà. Configura les preguntes abans d'enviar i deixa'n dues o tres, amb el nom i l'assistència com a base: un formulari llarg es respon pitjor des del mòbil. El convidat no instal·la res, obre l'enllaç al navegador i confirma en dos tocs. I si direcció vol la invitació en paper, el més sensat és combinar-ho: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Amb la sala tancada i l'enllaç publicat, la part difícil ja està feta. La invitació digital de Send The Joy costa 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció, i hi tens l'hora, el mapa, la foto i la llista de confirmacions al mateix lloc.