Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb aforament limitat

Són dos quarts de set, les cadires ja estan col·locades i el cap de sala et pregunta quants vindran. Obre el xat i comences a comptar «sí» entre missatges de dilluns, un «potser» i algú que va dir que venia amb la seva parella. Si muntes invitacions d'esdeveniment corporatiu amb aforament limitat, aquesta escena es pot evitar: el sostre de places es decideix abans i el mateix enllaç l'anuncia.

No cal cap eina estranya. Cal escriure el número, deixar que les confirmacions caiguin en una sola llista i tenir a mà la frase que diu que ja no queda lloc. La resta és el que ja fas: convidar gent i tenir-ho tot a punt.

El nombre de places, abans que el disseny

Abans de triar tipografia, compta. Places reals vol dir les cadires que caben a la sala, els coberts que has acordat amb el càtering i el límit que et marca el local. Aquest número mana, no l'«uns vuitanta» de l'última reunió. I deixa'n unes quantes per a l'equip, el ponent i qui aparegui el mateix dia.

• Compta les places de veritat: cadires de la sala, coberts tancats amb el càtering i límit del local. Aquest número és el que val, no una estimació de memòria.
• Reserva places per a l'equip, el ponent i qui s'apunti el mateix dia. Són les que t'estalvien reordenar la sala a un quart de set.
• Escriu el límit a la invitació: «Aforament limitat a 80 persones» deixa clar que cada confirmació ocupa una plaça.
• Decideix qui mirarà la llista cada matí i quantes places lliures queden abans de tancar el registre.

Invitacions d'esdeveniment corporatiu amb aforament limitat: una sola llista

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. Pots configurar les preguntes del formulari: nom, empresa, si ve o no i si porta acompanyant. Cada resposta cau al mateix lloc, no en tres xats diferents.

S'ha acabat allò de preguntar per WhatsApp «tu al final véns?» i la fulla de càlcul duplicada. Mires la llista, comptes i decideixes. Quan la llista arriba al topall, edites el text de la invitació: el mateix enllaç mostra l'avís a tothom, sense reenviar res ni tornar a imprimir sobres.

Un enllaç, tres llocs on repartir-lo

L'enllaç és el mateix per a tothom i ningú no ha d'instal·lar cap aplicació: s'obre al navegador del mòbil i es respon des d'allà. Reparteix-lo en tres punts i prou. Al correu intern de convocatòria, amb l'enllaç al final de la signatura i una línia amb la data, l'hora i que cal confirmar. Com a QR a la pantalla de l'oficina o al tauler de l'entrada, per a qui prefereix apuntar-s'hi dempeus. I per missatge directe a l'equip que organitza, no a tota l'empresa.

El disseny fa que la gent vingui. La llista és el que et diu si encara hi caben.

Què diu la invitació quan l'aforament està ple

Quan la llista arriba al topall, canvia la frase de portada per «Registre tancat, llista d'espera oberta» i afegeix un correu de contacte. El canvi es veu a l'enllaç que tothom ja té. Si es deixa lliure una plaça, tornes a editar el text i avises només qui és a la llista d'espera. I deixa per escrit si l'esdeveniment es repeteix o si hi haurà streaming: la resposta clara t'estalvia missatges a les onze de la nit del dia abans. Pots provar el disseny gratis en mode de prova, editar la portada sense pagar i desbloquejar totes les escenes en comprar: 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció. Quan l'aforament apreti, la teva invitació ja estarà a punt per dir que no queda lloc.