Invitacions per a esdeveniments corporatius: acreditacions àgils

Són tres quarts de nou del matí, la taula d'acreditacions és a l'entrada de la sala i la cua arriba fins a l'ascensor. Algú repassa una llista amb noms a mig escriure. Una assistent diu el seu cognom i no el troba ningú. Al final apareix en un fil de WhatsApp, confirmat amb un «jo hi seré» que no va arribar mai a la llista.

La cua no és el problema. El problema és el formulari de confirmació: demanava poc i ho demanava barrejat. Amb les invitacions per a esdeveniments corporatius ben plantejades, aquests vint minuts de confusió es converteixen en vint segons per persona.

Invitacions per a esdeveniments corporatius: el check-in comença al formulari

A la taula només s'hi pot fer una cosa: comprovar que la persona que tens davant és qui diu que és. Tota la resta s'ha de resoldre abans. Si el formulari recull el nom complet, el tipus d'acreditació i els dies que vindrà, qui és a la porta només ha de buscar una línia i marcar-la.

• Nom i cognoms tal com surten al document d'identitat. A la porta ningú ha de preguntar «amb be o amb ve?» mentre la cua creix.
• El tipus d'acreditació en un camp propi: premsa, expositor, staff, ponent o VIP. Així el color del cordó no es dedueix del càrrec ni es decideix a última hora.
• Els dies d'assistència («només dimarts», «les dues jornades»). El segon dia l'equip sap qui entra sense rebuscar en un fil de correus interns.
• Un telèfon de contacte per a incidències d'última hora: un avió endarrerit, un canvi de sala, una acreditació que no s'ha imprès.

Un camp per dada: l'adreça no cap en un paràgraf

«Palau de Congressos, sala 2» són tres trucades a l'organització el mateix matí. El lloc necessita adreça completa i enllaç de mapa, en un camp propi. El codi de vestimenta també: «jaqueta, sense corbata» escrit com a dada, no amagat dins del paràgraf de benvinguda, on no el troba ningú.

Cada dada amb el seu camp i el seu comptador de caràcters. Si el nom de l'empresa no hi cap, s'escurça a temps i no queda tallat a mitges a l'acreditació.

El formulari és la primera acreditació que rep un assistent.

Canviar de sala a les 8:00 no obliga a reenviar res

Si el ple es mou de l'auditori A al B, s'edita i l'enllaç continua sent el mateix. No hi ha tres-cents correus per reenviar ni carpetes per reimprimir. L'hora de registre es corregeix de 9:00 a 8:30 una sola vegada i tothom veu la versió actualitzada des del mòbil.

La invitació s'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar res. Es pot confirmar des de l'aeroport o des de la sala d'espera, i les respostes arriben a una llista dins de la mateixa invitació, no a un xat on el «jo hi seré» d'algú es perd entre memes. Canviar una foto del recinte o la frase de benvinguda no trenca l'enllaç que ja és a les safates d'entrada.

El paper, només per a qui el guardarà

L'opció sensata és combinar: enllaç digital per a tots els assistents i unes quantes còpies impreses per al comitè, els ponents o qui les vulgui arxivar. Qui vulgui paper pot imprimir la seva pàgina de confirmació, i l'organització no munta dues logístiques en paral·lel.

Amb la plantilla clara, l'últim pas és muntar-la en una pàgina que s'actualitzi sola i que agrupi les confirmacions. A Send The Joy pots editar la portada gratis, publicar amb un clic i pagar 29,99 EUR una sola vegada, sense subscripció.