Invitacions per a congressos mèdics: acreditació i aforament

Dimarts, dos quarts de nou del matí. Davant del taulell d'acreditació d'un congrés de cardiologia hi ha una cua de quaranta persones. La meitat busca a la safata d'entrada el correu de la inscripció. L'altra meitat mira el mòbil per saber a quina sala va la primera ponència. Amb invitacions per a congressos mèdics, aquestes dues preguntes no s'haurien d'atendre al mateix mostrador.

Una invitació digital no substitueix el sistema d'acreditació del congrés. El que fa és treure del taulell la feina que no hi pertoca: dir el dia, l'hora i l'aula, mostrar el programa i recollir les confirmacions en una llista ordenada.

Invitacions per a congressos mèdics: el primer avís arriba a la butxaca

Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge i s'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar cap app. El ponent que va cap a la seu pot mirar-la al taxi. Al taulell només hi ha d'anar la credencial.

• Separa dues feines: la invitació avisa del dia, l'hora i l'aula; la credencial i l'alta al sistema d'acreditació les resol el registre oficial del congrés.
• Si hi ha tres portes d'accés i una sola cua, el coll d'ampolla és al taulell. Envia l'enllaç del formulari d'acreditació al mateix missatge que la invitació, no en un correu anterior que ningú no troba.
• Escriu el programa amb hora, sala i ponent, tal com vols que es llegeixi: «Simposi de cardiologia, 11:30, Sala B».
• Una foto horitzontal de la seu o del comitè: la portada s'encuadra sola al marc.

Crèdits i aforament: el que la invitació no signa

Els crèdits de formació continuada i les places de cada sessió es controlen allà on es llegeix la credencial. Una invitació no escaneja entrades, no compta places i no emet certificats. Si algú pregunta si li comptaran els crèdits, la resposta ha de ser a la web del comitè científic, no en un text de la invitació que algú pot canviar per error la setmana abans.

El que sí que pot fer és mostrar el programa sessió a sessió, amb hora, sala i ponent, perquè ningú no hagi de preguntar-ho a la porta. El recompte i el certificat, després, els farà qui correspongui.

La invitació no acredita ningú. Treu del mostrador les preguntes que es poden respondre abans d'arribar-hi.

RSVP: pregunta només el que faràs servir

Les preguntes del formulari de confirmació es configuren una a una: nom complet, institució i si vindràs al sopar de cloenda. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no cal reconstruir res a base de captures de WhatsApp. No demanis al·lèrgies, intoleràncies ni menús especials: no formen part del RSVP i acabaran en un fil de correus que ningú no tanca.

Canviar l'hora del simposi sense reenviar res

Si la ponència passa de les 16:00 a les 17:00, ho edites i llestos: l'enllaç és el mateix i qui l'obri aquell matí veurà l'hora nova. Canviar la seu, el mapa, l'hora o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res ni a reimprimir res, perquè no hi ha paper. El text també es pot configurar per idioma, cosa útil quan mig comitè arriba de fora i el congrés s'anuncia en castellà i en anglès.

Abans d'encarregar credencials, decideix quina part de la feina fa el teu sistema d'acreditació i quina pot fer la invitació. Si el congrés és petit i no tens plataforma, la invitació cobreix l'avís, el programa i la llista de confirmats. Si la junta vol paper, combina-ho: enllaç per a tothom i quatre còpies impreses per al comitè d'honor. Prova-la gratis i publica amb un enllaç que continuarà sent vàlid quan es mogui l'última hora del programa.