Invitació per al sopar de Nadal de l'empresa: menú i hora

Última setmana de novembre i encara no saps qui vindrà al sopar de Nadal de l'empresa. Algú ha penjat un full de càlcul al Drive de l'oficina amb tres columnes: sí, no, potser. Deu dies després hi ha quatre noms apuntats, i són justament els quatre que s'asseuen junts a dinar. La resta ha respost pel grup de WhatsApp, en missatges solts de tres línies. A mitjan desembre ningú no sap del cert qui ve, i algú pregunta si hi ha opció vegetariana. Ningú no ho sap.

La invitació per al sopar de Nadal de l'empresa no fa cap màgia. Posa la informació en una pàgina i deixa les confirmacions allà mateix. El menú, l'hora del sopar, l'hora de la barra lliure, el mapa i qui ve amb qui. El convidat no ha de buscar res en tres llocs diferents: ho té tot a la mateixa pantalla. Un enllaç, i s'ha acabat comptar caps.

L'Excel no confirma res

El full de càlcul té un problema de fons: ningú no el torna a obrir per marcar la seva casella. En canvi, l'enllaç de la invitació s'obre al mòbil en un minut, es llegeix i es respon allà mateix. Les respostes queden juntes, en una llista ordenada dins la mateixa pàgina, no repartides entre converses. I qui dubta, torna a l'enllaç en comptes de preguntar-te a tu.

• Un sol enllaç per a tothom, en comptes de trenta-vuit missatges un a un.
• Qui confirma ho fa on ja és tota la informació: menys anades i vingudes.
• Les preguntes de la confirmació es poden configurar; tu decideixes què vols preguntar.
• Ningú no instal·la cap aplicació: s'obre al navegador del mòbil, de la tablet o de l'ordinador.

El menú i la barra lliure a la invitació del sopar d'empresa

El menú es copia tal com te l'ha passat el restaurant, amb els dos plats principals i l'opció de sempre. Amb això s'acaben les preguntes de segon plat a mitjan desembre. La barra lliure va a part, amb la seva hora, perquè no és el mateix moment de la nit. Si el restaurant canvia un plat dues setmanes abans, s'edita el text i llestos.

Les al·lèrgies no s'endevinen. Tria un canal —un correu, un telèfon, la persona de l'equip que porti el tema— i deixa'l escrit a la invitació amb una data límit: «aviseu la Núria abans del 5 de desembre». Dit un cop i per escrit, ho sap tothom. Així no et trobes el dia 18 amb tres intoleràncies que ningú no havia dit.

Un nom, sis fotos i l'idioma que triïs

Els textos de la invitació van en camps separats: rètol, noms, data, frase i lloc. Canviar el nom del restaurant és omplir un camp, no refer el disseny. Hi pots posar fins a sis fotos teves, triar quina fa de portada i canviar-la més endavant. I el contingut es pot configurar per idioma, cosa pràctica si a l'equip hi ha qui llegeix en anglès, en francès o en alemany.

Una invitació que es pot editar val més que seixanta targetes impreses amb una hora equivocada.

Canviar l'hora no costa una reimpressió

Si el restaurant et confirma les 21:30 i no les 21:00, edites el text i l'enllaç segueix sent el mateix. Ningú no rep cap missatge nou ni cap targeta corregida. Passa igual amb el lloc, el mapa, el codi de vestimenta o la frase del convit: el convidat obre el seu enllaç i veu la versió que val avui. Muntar la invitació són uns minuts al navegador, sense instal·lar res i amb les fotos que ja tens al mòbil. Comença per aquí i deixa el full de càlcul per a la comptabilitat.