Event corporatiu en planetari: idees per a una nit d'estels

Queden vint minuts perquè la cúpula es tanqui i mitja sala encara és al pàrquing. La invitació de l'event corporatiu en planetari deia 19:30, i tothom va entendre que a les 19:30 començava la projecció. No era un malentès difícil d'evitar: només calia escriure dues hores en lloc d'una.

Un event corporatiu en planetari té una virtut: passa en una hora exacta, en una sala fosca on ningú no consulta el mòbil. I té un inconvenient: si algú arriba tard, no entra. La invitació ha de resoldre l'hora, la vestimenta i la confirmació abans que el porter tanqui la porta.

L'hora mana en un event corporatiu en planetari: les 19:30 no són les 19:00

Separa sempre l'hora d'arribada de l'hora de la projecció. Si la sessió comença a les 19:30, cita la gent a les 19:00: acreditació, guarda-roba i una copa donen marge perquè la fila avanci. Escriu-ho al camp d'hora, no dins d'un text llarg, i afegeix una frase que ho deixi clar.

• Marca l'hora d'arribada, no només la de la projecció: si la sessió és a les 19:30, cita la gent a les 19:00 per a l'acreditació i la copa.
• Fes servir el camp d'hora amb el format clar i una frase curta: «La cúpula es tanca puntual». El comptador de caràcters evita que la frase quedi tallada a la pantalla.
• Si el planetari mou el passi, edita l'hora a la invitació: l'enllaç continua sent el mateix i ningú no rep un correu de correcció.
• Posa l'hora del comiat a l'última escena. Si l'after és en una altra sala, allà hi anirà el seu propi mapa.

Dress code: una línia, no un jeroglífic

«Elegant» no diu res. Cada convidat hi posa el que té a l'armari i a la sala es veuen tres registres diferents sota la mateixa paraula. Escriu què vols veure: «fosc, sense corbata» o «casual amb un detall metàl·lic».

El dress code va dins de la mateixa invitació, no en un document a part. Si canvies de criteri, edites la línia i tothom veu la versió nova al mateix enllaç. Una nota d'última hora en un grup de setanta persones és pitjor que no dir res: sempre hi ha algú que no la llegeix a temps.

Una invitació per a un planetari no ha de ser espectacular: ha de ser precisa. Hora, vestimenta i confirmació, i la resta ve sol.

Enllaç, QR i cap app: així arriba la invitació

La invitació és una pàgina web pròpia de l'event, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç o un QR i s'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar cap aplicació. El mateix enllaç serveix per a l'equip de Barcelona i per al de Munic: el contingut es pot configurar per idioma, i la web és en set idiomes.

Confirmacions i comiat: les dues escenes que tanquen

Al formulari de confirmació hi configures les preguntes que necessites: nom, si vindrà i un comentari curt. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no has de buscar missatges a WhatsApp. L'última escena pot portar l'hora de l'after i el mapa: si canvia el lloc, ho edites i l'enllaç continua igual.

Amb l'hora i el dress code resolts, la resta encaixa: l'enllaç es comparteix en un missatge, les confirmacions arriben en una llista i qualsevol canvi es veu a l'instant, sense reenviar res ni reimprimir res. Publica la invitació abans que la cúpula es tanqui.