Invitació d'esdeveniment corporatiu: dades imprescindibles

Tens un esdeveniment d'empresa la setmana que ve. Envies la invitació i, a partir d'aquell moment, el telèfon no para. «On puc aparcar?» «Quina és la contrasenya del wifi?» «Fins a quina hora ens podem quedar?» Són preguntes que hauries pogut evitar amb una mica més de detall. I el pitjor és que totes es repeteixen: cada convidat que arriba pregunta el mateix a recepció o t'envia un missatge.

A gairebé totes les invitacions d'esdeveniment corporatiu falten cinc dades que semblen òbvies però que no hi són. I cada dada que falta es converteix en una trucada o en un missatge. Aquí tens com escriure-les una vegada i bé, perquè no hagis de repetir la mateixa informació deu vegades.

Els cinc detalls imprescindibles d'una invitació d'esdeveniment corporatiu

No cal fer un dossier. N'hi ha prou amb cinc línies ben posades. Aquestes són les que gairebé sempre es queden fora:

• Aparcament: no n'hi ha prou amb «hi ha pàrquing». Cal la porta, la planta, si la barrera s'obre amb codi o si el tiquet es valida a recepció.
• Wifi: la xarxa i la contrasenya es pregunten a l'ascensor, no al mostrador d'entrada, així que han d'anar visibles al costat de l'adreça.
• Política de fotos: cal dir si es pot fotografiar la sala, si hi ha ponents o clients que no han d'aparèixer i si hi haurà fotògraf.
• Hora real de tancament: no és el mateix «fi del programa» que «tancament de l'espai», i és el detall que decideix qui demana un taxi.

Aparcament, wifi i fotos: els detalls que es pregunten a l'ascensor

Si el pàrquing és de pagament, escriu l'import orientatiu i com es valida el tiquet. Un «pregunta a recepció» genera cua a la barrera just quan comença l'acte. Afegeix la porta exacta i el nom de l'edifici. En polígons amb naus idèntiques, «l'avinguda principal» no serveix: cal el número i l'accés de vianants. Pensa en qui arriba en tren o en metro: la parada, la sortida correcta i els minuts a peu resolen més dubtes que un mapa sense referències. Si l'accés és complicat, val la pena posar una foto de la façana o de l'entrada.

La xarxa i la contrasenya del wifi en una sola línia i ben visibles, per exemple «STJ-Invitats / evento2025», eviten vint missatges repetits durant la primera hora. La política de fotos s'entén millor amb un exemple: «es pot fotografiar la sala, no les pantalles ni les acreditacions d'altres assistents». Si hi haurà fotògraf, digues-ho i aclareix si les imatges es compartiran després; no prometis terminis ni enllaços que depenguin de tercers. I si hi ha alguna zona on no es pot fer fotos, assenyala-la.

Els detalls que estalvien trucades són els que es poden llegir en cinc segons.

L'hora real de tancament i el després

Diferencia dues hores: quan acaba el programa i quan tanca l'espai. La segona és la que fa servir qui ha de conduir dues hores de tornada. Si hi ha barra lliure o últim servei, escriu l'hora. Un «fins que aguantem» no ajuda ningú a organitzar-se. Indica si hi ha transport de tornada o zona de taxis a prop, i si el guarda-roba tanca abans que la sala. Abans d'enviar, repassa el borrador amb aquests cinc punts. Si falta l'aparcament o l'hora real de tancament, ho hauràs d'explicar per telèfon una i una altra vegada. Amb una invitació digital de Send The Joy (29,99 EUR, pagament únic) canvies aquesta dada al navegador i el mateix enllaç ja la mostra actualitzada. Així t'estalvies les trucades i els missatges de última hora.