Invitació digital per al sopar de Nadal d'empresa

Última setmana abans del sopar de Nadal d'empresa. Algú escriu al grup: «Era a les 20.30 o a les 21.00?». Tres respostes, cap d'igual, i un PDF que es diu sopar_final_v3.pdf. Amb una invitació digital això s'acaba: un enllaç, una hora escrita per separat i una llista de qui ha confirmat. La pots crear i enviar avui mateix triant un disseny del catàleg.

No va de tecnologia. Va de quantes vegades vols explicar el mateix. Si el sopar és de dotze persones i el cap ho diu en persona, potser no cal res. Si sou vint-i-cinc, hi ha parelles convidades i la meitat no passa per l'oficina, el problema no és el disseny: és la informació.

Invitació digital front al PDF i al cartell de l'oficina

El PDF penjat al grup aguanta fins que algú escriu a sobre. Al cap de tres dies ningú no recorda si l'hora era 20.30 o 21.00, i el fitxer ha canviat de nom dues vegades. El cartell de la porta de l'oficina funciona fins que el tapa el quadre de vacances. Una invitació digital és una pàgina web amb enllaç propi: canvies l'hora i el convidat veu la versió nova sense que ningú hagi de reenviar res.

• PDF: còmode d'enviar, incòmode d'actualitzar. Cada canvi és un fitxer nou i una ronda de «quin era l'últim?».
• Cartell a l'oficina: el veu qui passa per davant, i prou. Des de casa no es pot consultar.
• Invitació digital: un enllaç, una pàgina i les confirmacions dins de la mateixa pàgina.
• QR: el mateix enllaç en imatge, per al tauler de l'oficina o per a qui imprimeix dues còpies.

L'hora i el to no són els de Cap d'Any

Al sopar de Nadal s'arriba a les 20.30 per l'aperitiu. La nit de Cap d'Any es convoca a les 21.30 i ja s'hi asseu tothom. Aquest matís va a la portada, no en una nota al final que ningú no llegeix. Si hi ha discurs del cap, és millor avisar-ho: una frase a l'escena del sopar ho deixa clar sense sonar a amenaça. I «jersei de Nadal lletgíssim» no s'escriu igual que «còctel».

L'editor té un camp per a cada dada: rètol, noms, data, frase i lloc, amb comptador de caràcters i vista prèvia al moment. El codi de vestimenta es resol en un minut en un camp de text lliure. Les invitacions digitals es poden editar després d'enviar-les i l'enllaç continua sent el mateix. Si a l'equip hi ha algú que llegeix millor en castellà o en anglès, el contingut també es pot configurar per idioma. I cap convidat no ha d'instal·lar res: obre l'enllaç al navegador i respon des del mòbil.

Quant costa una invitació digital i qui paga el sopar

Si paga l'empresa, el to és de convocatòria: data, lloc i hora exacta, i prou. Si cadascú paga el seu menú, el convidat vol veure el preu i com confirmar abans de dir que sí. Escriure «menú a 38 EUR, s'abona al restaurant» en un camp de text lliure és perfectament possible i no sembla cap error d'edició. El que no fa la invitació és imprimir paper: si direcció vol una còpia per al tauler, la combinació sensata és enllaç per a tothom i dues o tres impressions a part.

El sopar no es complica pel disseny: es complica quan mitja taula no sap a quina hora se senta.

El RSVP treu el «tu hi vas?» del grup de WhatsApp

Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació, no en quaranta missatges amb «jo hi vaig» i «crec que sí». Les preguntes del formulari les configures tu: «véns sol o amb parella?», «arribes a l'aperitiu?». Si canvia el restaurant o l'hora, el mateix enllaç ho mostra i no has de reenviar res. Quan ja tens l'hora, el lloc i qui paga, el que falta és l'enllaç: prova gratis la portada i publica quan et convenci.