Invitació digital: preu d'un event corporatiu a Madrid

Sou cinc persones en una sala de reunions de Madrid, un dijous a la tarda. Algú projecta un full de càlcul amb les confirmacions del sopar d'empresa i dos noms estan repetits. A la carpeta hi ha tres versions del cartell i la sala canvia la setmana que ve. Amb una invitació digital publicada avui mateix des del catàleg, res d'això no passa: hi ha un enllaç, les respostes arriben en una llista i la sala s'edita en dos minuts. El preu d'una invitació digital per a un event corporatiu a Madrid depèn de poques coses, i gairebé totes es decideixen abans de pagar.

Aquí no trobaràs una xifra única, perquè no n'hi ha. El que sí que hi ha són partides que apugen el compte i partides que no hauries de pagar. Aquestes són les que surten de veritat quan compares invitacions digitals per a un event de 100 persones.

Què encareix una invitació digital (i què no)

El nombre de convidats no canvia el disseny: la mateixa pàgina serveix per a 60 o per a 300 persones. El que creix amb l'aforament és la feina de perseguir confirmacions. I això no ho paga el dissenyador: ho paga el teu temps.

• Cada escena i cada foto extra són hores de decidir textos. En una empresa, la reunió per aprovar el ròtol de portada sol costar més que el disseny.
• Els idiomes sumen si els fas malament. Si el text s'ha de llegir en castellà, anglès i francès, val més configurar-ho dins la mateixa invitació que mantenir tres versions del mateix event.
• Les hores invisibles: qui actualitza l'hora, qui respon el 'què em poso', qui copia les confirmacions en un full. Aquesta partida no surt a cap factura.
• Les còpies impreses. Si direcció o protocol en volen una al calaix, compta unes quantes unitats i deixa la resta en enllaç: no té sentit imprimir 100 targetes per a gent que confirma des del mòbil.

Quant costa una invitació digital per a un event corporatiu a Madrid

Demana preu tancat per invitació, mai per assistent ni per enviament. Amb 100 convidats, un model per persona es dispara quan entren convidats externs, proveïdors i premsa. Amb un enllaç no hi ha enviaments ni reimpressions.

Canviar hora, lloc, mapa o codi de vestimenta no obliga a enviar res de nou: l'enllaç és el mateix i cada convidat veu la versió actualitzada quan l'obre. Un event a Madrid a l'octubre pot passar d'una terrassa a una sala interior per pluja. S'edita un cop i t'estalvies el 'reenvio el cartell corregit' a 100 bústies.

Quan el paper encara guanya en un event corporatiu

Si cinc persones de la taula de presidència necessiten una targeta que es guardi al calaix, imprimeix aquestes cinc i envia l'enllaç a la resta. És la combinació sensata, no una renúncia. Ara bé: si l'event necessita acreditació o control d'accés a la porta, això va per un sistema a part. Una invitació digital no escaneja entrades ni compta aforament, i val més pressupostar-ho des del principi.

La mateixa pàgina val per a 60 o per a 300 persones. El que canvia és quanta estona passes perseguint confirmacions.

Per què una invitació digital resol aquest pressupost

Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins la mateixa invitació, amb les preguntes que hagis configurat. S'acaba el full de càlcul amb respostes copiades de tres fils de WhatsApp. Ningú no ha d'instal·lar res: el convidat obre l'enllaç al navegador del mòbil i confirma en dos tocs, cosa que pesa quan la llista barreja perfils de 25 i de 60 anys. I com que es pot editar després d'enviar, l'enllaç que vas passar fa tres setmanes segueix valent. Tria un disseny, prova'l gratis editant la portada i publica quan ho tinguis clar.